La rédaction structurée Vs traitement de texte

La rédaction structurée : tendance et expertise

La rédaction structurée se définit par opposition à la rédaction dans un traitement de texte. Ce dernier se concentre plus sur la mise en page de l’information, alors qu’en écriture structurée, le point le plus important est la signification de l’information et la sémantique. C’est pour cette raison qu’on parle plus de structure que de mise en page. C’est l’un des fondements de la séparation du fond et de la forme. En effet le rédacteur va se concentrer sur la signification des informations qu’il écrit (s’agit-il d’un titre, d’un avertissement, d’une étape de procédure ?) plutôt que sur leur mise en page (police, couleur, taille, etc.).

Ceci permet d’industrialiser la rédaction et de réduire fortement les délais de mise à disposition des documents. Le rédacteur se concentre sur le contenu sans perdre de temps dans la mise en page. De plus il lui sera facile d’intégrer des contenus existants, sans prendre le risque de « casser » la structure comme cela est souvent le cas avec le «copier/coller» du traitement de texte. La mise en page se fera uniquement en fin de rédaction d’un simple clic via la feuille de style idoine. Le rédacteur peut ainsi publier son document sous différents formats pour s’adapter au support de lecture (Print, PDF, Web, supports mobiles, etc.).

Dans la rédaction structurée chaque contenu réutilisable peut être clairement identifié. Son inclusion dans le document est immédiate. Alors qu’avec un traitement de texte qui n’a pas été conçu pour cela, la recherche du contenu dans différents documents eux mêmes classés dans différents dossiers peut être compliquée et chronophage malgré la fonction « recherche ».

Par exemple si l’on fait un contrat avec un traitement de texte, ça va être compliqué d’identifier toutes les informations qui sont spécifiques à ce contrat : le nom du destinataire de ce contrat ou bien le tarif de ce contrat, la durée de validité etc. Alors qu’en écriture structurée, chacune de ces informations va être identifiée et extraite facilement et immédiatement. Cela permet de faire de la Business Intelligence, alors que si on est sur traitement de texte ça demande une étape de ressaisie de l’information.

Business Intelligence

La rédaction structurée l’autre façon de produire efficacement des documents d’entreprise et collectivité

Le rôle de la modularisation dans la rédaction structurée

La modularisation est un principe fort de la rédaction structurée. Elle permet de faire soit des modules de contenus réutilisables, soit des bibliothèques d’éléments réutilisables. Cette structuration permet d’identifier très précisément les parties réutilisables, les contextes de cette réutilisation pour le faire de manière efficace, avec tous les avantages qui en découlent.

La modularisation est un principe fort de la rédaction structurée. Elle permet de faire soit des modules de contenus réutilisables, soit des bibliothèques d’éléments réutilisables. Cette structuration permet d’identifier très précisément les parties réutilisables, les contextes de cette réutilisation pour le faire de manière efficace, avec tous les avantages qui en découlent.

Le rôle de cette modularisation se résume aux trois points suivants·:

  • L’unicité de l’information ;

  • Le gain de temps grâce à la réutilisation de l’information ;

  • la fiabilité de l’information.

Mieux communiquer avec la rédaction structurée

La rédaction structurée permet également de personnaliser l’information pour fournir au destinataire du contenu adapté à son cas et uniquement le contenu dont il a besoin.

Le destinataire aujourd’hui peut demander de consulter le contenu sur le média le plus adapté à une utilisation donnée. En effet, l’information structurée n’est pas dépendante d’un support de publication. En d’autres termes, cela va permettre de générer des versions imprimables ou des versions numériques pour pouvoir consulter les données sur écran, smartphone, tablette etc.

Publication multi-format

Faut-il avoir des compétences particulières en XML pour utiliser Calenco ?

Non, puisque la grande valeur ajoutée de Calenco c’est de mettre toute la puissance de la rédaction structurée à la porté d’experts métiers qui ·maîtrisent parfaitement leurs domaines sans être experts en informatique ou en rédaction. Cela leur permet de structurer l’information de manière totalement intuitive.

Calenco a développé une interface unique sur le marché pour mettre la rédaction structurée à la portée de tous.

La rédaction structurée se base sur le principe du XML qui a été conçu pour cela. Très utilisé dans la défense et aéronautique depuis des dizaines d’années pour générer et gérer des documents sensibles, il était jusqu’alors réservé à des rédacteurs experts qui maîtrisent le langage XML sous les normes S1000D, DITA ou DocBook.

La force de Calenco est de libérer le rédacteur de l’apprentissage de langages complexes. Il vous permet de vous consacrer à l’organisation de la production de ses documents et à la rédaction rapide et fiable de ces derniers.

Quelques exemples d’entreprises pour lesquels Calenco a changé la façon de rédiger des documents

L’exemple le plus frappant en terme de changement, d’efficacité, et de fiabilité est celui d’une multinationale dans le domaine de l’énergie, pour la rédaction des procédures de tests des centrales thermiques. Cela permet dans un premier temps de produire les procédures de tests de manière semi-automatique à partir d’une bibliothèque de procédures structurées par simple filtrage et assemblage. Et dans un second temps, de permettre aux équipes terrain de saisir tous les résultats des tests directement sur tablette de manière structurée, de sorte qu’au final, toutes ces informations peuvent être ré-exploitées de manière analytique et statistique.

Un deuxième exemple pourrait être Bouygues travaux publics. Ils  utilisent toute la puissance de la rédaction structurée. cela permet aux assistantes RH de générer des contrats de travail personnalisés et fiables. Ce contrat va inclure toutes les données des salariés de manière structurée ce qui permet, ensuite, d’exploiter ces données dans un système de gestion des ressources humaines.

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