La source unique du document ou le single sourcing

La source unique (single sourcing) est le principe fondamental de la réutilisation fiable des contenus sensibles ou stratégiques de l’entreprise. Elle a révolutionné  la façon de créer des documents d’entreprise et d’assurer leur mise à jour. Les entreprises et collectivités qui l’utilisent ont tout simplement abandonné les outils traditionnels de traitements de texte ou de PAO.

La source unique (single sourcing)

Le contexte

Pour bien comprendre le sens de cet article et l’importance du principe de la source unique il faut se mettre dans le cadre de la recherche de productivité et de fiabilité des entreprises et des collectivités.

  • En effet, elles sont confrontées tous les jours à des délais courts et des volumes importants de production de documents.

  • De plus le contenu de ces documents doit être fiable et mis à jour pour être diffusé rapidement sur différents supports.

Avant il était relativement facile de contrôler  l’information qui était publiée principalement sur papier ou en PDF pour sa version numérique. Aujourd’hui nous sommes à l’ère du digital avec une diffusion immédiate de l’information par toute personne y ayant accès. Et pour corser l’affaire, cette information peut être lue dans l’instant  sur tablettes, smartphones, Web… Elle peut également être diffusée par dossier attaché en PDF. L’enjeu de la création et la diffusion d’une information fiable par les entreprises et collectivités devient crucial.

Qu’est-ce que la source unique

Par source il est désigné un contenu clairement identifié. Unique, signale que ce contenu existe une seule fois pour un contexte de travail choisi. De plus si ce contexte de travail était jusqu’à présent limité à une personne sur son PC il devient aujourd’hui collaboratif. Il peut être partagé entre plusieurs collaborateurs.

L’objectif est que le contenu choisi soit écrit une seule fois et puisse être réutilisable par un ou plusieurs rédacteurs pour créer rapidement de nouveaux documents avec un contenu fiable, mis à jour. Vous évitez ainsi les risques d’erreurs du «recopiage» ou du «copier et coller»  qui sont à l’origine de  lourdes conséquences de  diffusion d’une information erronée. Et ceci sans compter les pertes de temps auquelles les traitements de texte nous ont habitués.

Classification du contenu réutilisable dans la source unique

Nous abordons là un des point fort de la source unique et du contenu réutilisable qui invite le rédacteur à organiser sa production documentaire pour une plus grande efficacité. Le rédacteur identifie les parties du documents qu’il pourra déterminer  comme contenus réutilisables. Sur chacun d’eux il placera une ou plusieurs étiquettes (ou tags) qui permettront de les classifier pour les retrouver rapidement. La performance d’une source unique se mesure  au taux de réutilisation de ces contenus sélectionnés.

Les avantages de la source unique

Nous connaissons tous la fonction « copier/coller » du traitement de texte. C’est la façon de réutiliser des parties de documents sans avoir à les recopier. Par contre cela occasionne de nombreux inconvénients que nous devons gérer:

  1. Retrouver rapidement le document, dans les différents dossiers, qui contient la partie qui nous intéresse;

  2. Refaire la mise en page une fois la que partie du document d’origine a été collée dans le nouveau document;

  3. Mettre à jour l’ensemble des documents qui contiennent cette partie «copiée-collée» dès que l’original a été modifié.

Si les deux premiers points peuvent nous faire perdre beaucoup de temps, le dernier pose le problème de la fiabilité de l’information diffusée au sein de l’entreprise ou de la collectivité et également à l’extérieur, aux clients ou au public.

La source unique répond à ce risque majeur  de diffusion d’information «non fiable» dans les entreprises et collectivités.

Différence entre l’inclusion et le copier-coller

Quand  vous souhaitez ajouter un contenu réutilisable dans un nouveau document que vous rédigez vous faites une inclusion et non pas un Copier-Coller. C’est-à-dire que vous ne créez pas un nouveau contenu mais vous incluez l’image de son original. L’image incluse est alors non modifiable pour assurer la fiabilité de l’information.

Autrement dit, pour illustrer cela nous pouvons imaginer un ou plusieurs miroirs  dans lesquels un contenu (source) se réfléchit. Le contenu est répété à l’identique sur chaque miroir. Aussi quand vous modifiez le contenu (source) l’image de chaque miroir sera modifiée instantanément.

Contenus réutilisablesLes contenus réutilisables de la source unique se multiplient comme une image sur des miroirs

En conclusion, imaginez maintenant que chaque miroir soit un nouveau document. Vous avez le principe du contenu réutilisable à partir d’une source unique. Un peu de poésie dans la production documentaire d’entreprise…

Vous comprenez pourquoi avec Calenco vous pourrez mettre à jour en une seule opération l’ensemble des documents qui auront été composés avec les contenus réutilisables que vous aurez identifiés.

Facilement, sans connaissance informatique particulière… aussi simple que reproduire une image dans un miroir.

image dans miroirA partir de la source unique le contenu se duplique comme son image dans un miroir

texturebulletnonenone