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Sur la route de la pharmacie connectée

Smart Rx, spécialiste de la technologie et des services pour la pharmacie depuis plus de trente ans, a adopté un outil de rédaction structurée pour élaborer sa documentation technique. Un choix guidé par la nécessité de gagner en réactivité et qui s’appuie sur la solution SaaS Calenco, développée par l’éditeur français NeoDoc. Pourquoi Smart Rx a-t-elle basculé vers un outil de rédaction plus structurant, qui privilégie le travail sur le contenu plutôt que sur la forme ? Quels ont été les apports de ce changement pour Smart Rx en matière de réactivité et de précision ?

Smart Rx, portrait d’un spécialiste de la pharmacie connectée

Smart Rx est une enseigne du Groupe Cegedim, leader des solutions et services destinés aux métiers de la santé. Un groupe qui accompagne mondialement les professionnels de santé en leur proposant des logiciels métier. Éditeur d’une solution complète pour la gestion des officines, Smart Rx est un spécialiste de la pharmacie connectée, implanté depuis plus de trente ans sur le territoire. À ce jour, une pharmacie française sur trois est équipée de ce logiciel. Une présence nationale qui s’appuie sur un important réseau de centres de compétence.

La pharmacie, un métier en pleine mutation

Partenaire de proximité, Smart Rx accompagne les officines au quotidien, dans le pilotage de leur activité et leur passage à l’ère digitale. En effet, le métier de pharmacien a profondément changé ces dernières années, un virage numérique qui nécessite de pouvoir s’appuyer sur un outil complet et performant. Fournir à ses clients les informations nécessaires pour réagir aux évolutions réglementaires ou au contexte sanitaire est une exigence à laquelle Smart Rx doit pouvoir faire face dans les meilleurs délais.

Le défi de la documentation technique dans un environnement réglementaire complexe et changeant

L’exemple de la crise de la Covid 19 que nous traversons vient illustrer le besoin de réactivité du secteur. Les officines sont dans l’attente d’informations concernant les mises à jour des protocoles pour les tests antigéniques ou le déploiement des doses vaccinales par exemple. Autre particularité liée au secteur d’activité : beaucoup d’éléments sont soumis au réglementaire. Le rôle du pharmacien évolue donc, il a besoin de conseils et d’informations en temps réel ; un accompagnement que Smart Rx cherche à apporter en tant que partenaire de proximité.

Le logiciel Smart Rx évolue donc au quotidien. Une réactivité qui s’appuie sur un système de documentation souple et efficace. Des mises à jour régulières sont effectuées, notamment sur les notes techniques. Et le logiciel en lui-même est actualisé trois fois par an. Des évolutions qui se caractérisent par l’intégration de nouvelles fonctionnalités venant enrichir la solution. Mais qui impliquent également le besoin de renouveler l’ensemble des documents supports.

À la recherche d’un outil structurant

Déjà détaché des logiciels bureautiques tels que Word, le département de rédaction technique utilisait au départ une solution spécifique appelée Robohelp. Mais cet éditeur XML ne répondait plus totalement à ses attentes. Le besoin de passer à un outil de rédaction structurée, plus normé, se faisait clairement ressentir. C’est dans ce contexte que la responsable du pôle documentation technique, Florence Bourcier, qui connaissait déjà Calenco, a décidé de contacter les équipes de l’éditeur aixois. L’objectif était de gagner en flexibilité et en efficacité. Or, la particularité du logiciel SaaS Calenco, c’est justement d’être articulé autour d’une source de contenus unique et de dissocier le fond de la forme, permettant aux rédacteurs de se consacrer entièrement à l’écriture.

Une fois la solution validée et déployée, l’équipe de rédacteurs, déjà familière avec les méthodes inhérentes à la rédaction structurée, a très facilement pris en main cet outil.

Trois types de documents étaient concernés par la mise en place de cette nouvelle approche : les manuels utilisateurs, les documents administratifs et les notes techniques.

Une solution ouverte et sur-mesure

Principe fondateur de la solution Calenco, la réutilisation de contenus. Il permet, une fois le contenu intelligemment fragmenté, d’éditer plusieurs documents à partir de la même source, de simplifier les mises à jour ou les modifications et d’éviter les copier/coller, à l’origine de nombreuses erreurs. Cette modularité, associée au système de filtrage, permet de gagner en rapidité.

Autre avantage indéniable de Calenco, c’est une solution ouverte. On peut venir y greffer des modules. Les développeurs de Smart Rx ont ainsi pu mettre en place une passerelle entre le système Calenco et le centre d’aide en ligne. Le Help Center vient donc extraire des données à partir du document source pour alimenter la hotline avec des contenus spécifiques.

Enfin, point crucial pour les rédacteurs, se libérer des contraintes liées à la mise en page afin de pouvoir se concentrer totalement sur le fond. Pour résoudre cette problématique, Calenco a développé des feuilles de style qui automatisent l’édition des documents en multiformats. Smart Rx dispose, à ce jour, de deux feuilles de styles, une pour le HTML, l’autre pour les PDF.

Une nouvelle méthodologie au service de l’efficacité et de la conformité

Manuels utilisateurs, documents administrateurs à l’attention des techniciens et de la hotline, aujourd’hui près de 70% des documents sont produits à partir de la solution Calenco. Une transition qui s’est faite sans difficulté particulière. Et avec un peu de recul, Florence Bourcier, responsable documentation technique, souligne avec enthousiasme les changements induits par le choix de Calenco.

L’évolution de l’approche méthodologique est le premier point qui ressort quand on évoque Calenco. Opter pour Calenco a nécessité de repenser la documentation technique, de réfléchir à la structure même des documents et de s’attacher à peaufiner le fond. « C’est en quelque sorte une invitation à mieux travailler. » nous confie-t-elle.

Le deuxième point mentionné, c’est l’idée de dimensionnement : « Dans sa simplicité, [Calenco] répond spécifiquement au besoin de Smart Rx ; ce n’est pas une usine à gaz » a déclaré Florence Bourcier. Calenco propose en effet une réponse sur-mesure, qui s’adapte à des besoins plus ou moins complexes. Seules les fonctionnalités utiles au client sont déployées, pas de superflu, contrairement à beaucoup de logiciels proposés sur le marché. « J’utilise la globalité de la solution mise à disposition et pas seulement un infime pourcentage » explique Florence Bourcier.

Troisième point, c’est l’efficience indéniable de Calenco. Tout est plus rapide : création des documents techniques, révisions, actualisations. Un constat également partagé au niveau du service maintenance, où beaucoup moins d’erreurs ont été constatées. Un changement qui découle de l’amélioration de la précision des documents fournis. Un bénéfice appréciable, car la pression sur le service documentation technique est forte. Les sollicitations nombreuses. Il faut produire vite, être réactif, car la qualité des documents a un impact direct sur les 6600 officines utilisant Smart Rx.

« Avec Calenco, nous avons gagné en conformité et en rapidité ; un avantage indéniable pour répondre aux interrogations des techniciens et de nos clients pharmaciens » conclut Florence Bourcier.

Un sentiment partagé par Almudena San Romàn, chef de projet; qui déclare : « Savoir dimensionner la solution aux besoins réels du client, savoir s’adapter aux spécificités métier c’est un engagement de la part des équipes Calenco. Chaque client est unique, chaque déploiement l’est aussi  ».

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