Administration

Guide d'utilisation

1. Administrer

Il existe cinq rôles d'utilisateurs Calenco :

Responsable de compte client peut :
- gérer l'abonnement,
- ajouter ou supprimer des licences,
- assigner les droits,
- consulter les factures,
- créer de nouveaux espaces de travail,
- ajouter des langues à l'espace de travail,
- créer des modèles de workflow,
- gérer les attributs de filtrage,
- activer la fonctionnalité DocuSign (voir Signer électroniquement une publication),
- nettoyer l'historique de versions pour tous les documents de l'espace.
Administrateur d'espace de travail : peut créer des publications, gérer des workflows, créer des contenus ;
Rédacteur : peut créer et mettre à jour des documents et contenus ;
Relecteur : peut accéder aux documents en lecture seule ou en mode commentaires via les tâches lui attribuées dans le cadre d'un workflow ;
Opérateur : peut accéder aux formulaires interactifs auxquels il est associé (voir Créer un nouveau compte utilisateur).

2. Administrer le compte client

2.1. Gérer les licences

Le responsable de compte client accède à l'interface de gestion via le menu Administration → Mon abonnement.

Il peut :

modifier les options de l'abonnement en cours et ajouter ou supprimer les licences ;
changer d'offre ;
remplir les coordonnées de facturation et les informations de paiement ;
retrouver les factures.


	Suppression des licences. La suppression des licences dans Mon abonnement ne sera prise en compte que si les utilisateurs respectifs sont désactivés au préalable dans le menu Utilisateurs :

3. Administrer les comptes

Accessible depuis le menu administration, le menu Utilisateurs permet au responsable de compte client de :

créer un nouveau compte utilisateur (Créer un nouveau compte utilisateur) ;
gérer les droits d'accès des utilisateurs pour tous les espaces de travail du compte client (Modifier le rôle d'un utilisateur existant) ;
consulter le nombre d'utilisateurs actifs et le nombre total d'utilisateurs autorisés par l'abonnement (Consulter le nombre d'utilisateurs).

Figure 1. Onglet « Utilisateurs »


	Le responsable de compte client peut télécharger la liste des utilisateurs d'un espace de travail au format CSV.

3.1. Créer un nouveau compte utilisateur

Un administrateur ne peut pas créer plus de comptes que de licences souscrites.

Si la création échoue, il faut potentiellement clore des comptes ou souscrire de nouvelles licences (voir Gérer les licences).

Le responsable de compte client peut souscrire de nouvelles licences.

Depuis le menu administration, accédez à Utilisateurs.
Figure 2. Onglet « Utilisateurs »
Cliquez sur + Créer.

Dans le formulaire remplissez dûment les champs :

Nom = Prénom Nom
Email = adresse mail professionnelle

Mot de passe et Retapez le mot de passe


	Pour des raisons de sécurité et de confidentialité, saisissez un mot de passe provisoire. Informez l'utilisateur de la création de son compte et invitez-le à réinitialiser le mot de passe à la première connexion via J'ai oublié mon mot de passe.

Langue de prédilection pour les documents et pour les notifications = langue de l'interface de l'outil

Rôle = sélectionnez d'abord l'espace de travail, puis attribuez un rôle (droits d'accès).


	Si vous souhaitez donner à l'utilisateur l'accès à plusieurs espaces de travail, remplissez un champ Rôle par espace et type de droits d'accès (même si le rôle est le même pour les espaces différents).


	Un même utilisateur peut avoir des rôles différents dans les espaces de travail différents.


	Pour un utilisateur créé avec le rôle Opérateur, pensez à l'associer à un (des) formulaires(s) interactif(s) en cliquant sur à droite du rôle et en cochant les étiquettes nécessaires.

3.2. Modifier le rôle d'un utilisateur existant

Le rôle est attribué à un utilisateur lors de la création de son compte (Créer un nouveau compte utilisateur).

A tout moment, le responsable compte client peut modifier le rôle des utilisateurs existants.


	Un même utilisateur peut avoir des rôles différents dans les espaces de travail différents.

Gérer les accès des utilisateurs

Depuis le menu administration, accédez à Utilisateurs.
Figure 3. Onglet « Utilisateurs »
Pour l'utilisateur souhaité, cliquez dans le menu déroulant de l'espace de travail souhaité pour modifier son rôle.
Associez l'utilisateur avec le rôle Opérateur à un (des) formulaires(s) interactif(s) en cliquant sur à droite du rôle et en cochant les étiquettes nécessaires.


	Il n'est pas possible de modifier le rôle du responsable de compte client ni de supprimer son compte. Le cas échéant, contactez votre interlocuteur habituel NeoDoc.

3.3. Supprimer un compte utilisateur

Le responsable de compte client peut supprimer un ou des compte(s) utilisateur(s).


	Il est de la responsabilité du client de veiller à ce que les comptes non utilisés soient supprimés pour des raisons de sécurité.

Depuis le menu administration, accédez à Utilisateurs.
Supprimez les utilisateurs nécessaires.
Depuis le menu administration, cliquez sur le menu mon abonnement.
Cliquez sur Modifier mes options. Enlevez le nombre d'utilisateurs supprimés (en fonction de leur rôle : rédacteur et/ou relecteur). Confirmez l'action.

3.4. Remplacer un utilisateur existant par un nouveau


	Pour des raisons de sécurité et de traçabilité de données, il est fortement déconseillé de remplacer les informations d'un utilisateur par celles d'un autre dans le compte existant.

S'il est nécessaire de remplacer un (des) utilisateur(s), il faut procéder de manière suivante :

Depuis le menu administration, accédez à Utilisateurs.
Supprimez les utilisateurs nécessaires.
Créez un nouveau compte utilisateur en suivant la procédure Créer un nouveau compte utilisateur.

3.5. Consulter le nombre d'utilisateurs

Le responsable de compte client peut consulter le nombre d'utilisateurs (rôle Utilisateur ou Administrateur) ou d'opérateurs actifs selon son abonnement.

Utilisateurs actifs : nombre d'utilisateurs actifs sur Calenco / nombre total d'utilisateurs (rédacteurs) souscrits.

Opérateurs actifs : nombre d'utilisateurs actifs avec le rôle Opérateur sur Calenco / nombre total d'opérateurs souscrits.


	Les utilisateurs inactifs (grisés) restent visibles dans la liste, mais ne sont pas comptés dans le nombre d'utilisateurs.


	Le responsable compte client voit son propre compte avec une barre bleue à gauche du nom.

3.6. Terminer une session active

Chaque connexion à Calenco est liée à une nouvelle session de travail. Cette session est unique et nominative. Il n'est donc pas possible d'ouvrir une session simultanément dans différents navigateurs pour un utilisateur donné.

Vous pouvez vous déconnecter et terminer votre session active comme ceci :

	Forcer la déconnexion
	Les responsables de compte client peuvent consulter une liste des sessions actives sur Calenco et fermer une session en particulier en appuyant sur .

3.7. Résilier l'abonnement

Le responsable de compte client peut résilier l'abonnement à tout moment.

Depuis le menu administration, accédez à Utilisateurs.
Supprimez tous les utilisateurs assignés à l'espace de travail concerné par l'abonnement.
Depuis le menu administration, cliquez sur le menu mon abonnement.
Cliquez sur Résilier et confirmez l'action.

4. Créer un espace de travail

Figure 4. Menu Administration pour le responsable de compte client

Le responsable de compte client peut créer des espaces de travail supplémentaires.

Depuis le menu administration, cliquez sur le menu espaces de travail.
Cliquez sur Créer.
1. Sélectionnez la configuration standard « Rien » pour créer un espace de travail complètement vide.
2. Sélectionnez la configuration standard « Contenu par défaut » pour créer un espace de travail avec quelques contenus de base (feuilles de style, images).
3. Sélectionnez un des espaces de travail existant pour créer un espace de travail basé sur cet espace. Les contenus du nouvel espace héritent automatiquement toutes les métadonnées :
  - étiquettes ;
  - publications ;
  - modèles ;
  - labels de fichiers ;
  - attributs de filtrage ;
  - serveurs de stockage.
  L'historique de version n'est pas préservée.
  Les éventuels partages avec d'autres espaces de travail sont à paramétrer.
  Les instances existantes de formulaires interactifs ne fonctionneront plus.
  La constitution du nouvel espace peut prendre du temps (1-2 minutes) en fonction du volume de contenu et ses métadonnées.

Le nom de l'espace de travail peut être modifié après sa création via le crayon à droite du nom.

Chaque espace de travail possède son lien url unique qui reste inchangé.

5. Administrer un espace de travail

Figure 5. Onglet « Espaces de travail »

Cette page permet :

de connecter un espace de travail à Calenco Translator ;
de connecter des espaces de travail afin d'autoriser le partage de contenus entre eux (Partage entre espaces de travail) ;
d'activer l'option Workflow et de paramétrer des modèles de workflow (Organiser le workflow) ;
d'ajouter ou de supprimer des espaces de langue Gérer les langues ;
de connecter Calenco à des serveurs de stockage externes Connecter des serveurs de stockage ;
de personnaliser des attributs (Personnaliser les attributs) ;
d'activer des fonctionnalités optionnelles (Activer des fonctionnalités optionnelles) ;
de sauvegarder ou restaurer un espace de travail (Sauvegarder un espace de travail, Restaurer un espace de travail).

5.1. Personnaliser les attributs

Les attributs permettent de spécialiser ces éléments pour différents usages : profilage, traitements spécifiques, lien...

Calenco propose une interface qui permet de personnaliser les attributs pour être au plus près de votre métier :

Personnaliser le nom de cet attribut pour coller à votre vocabulaire métier (facette).
Définir une liste de valeurs à sélectionner pour éviter les saisies (et les fautes de frappe), en édition et en publication.

Procédure 28. Personnaliser un attribut

Dans Actions → Personnaliser les attributs pour afficher la liste des attributs :
Sélectionnez à l'aide des coches les attributs souhaités. Par exemple, l'attribut remap est un attribut générique qui peut s'utiliser pour spécialiser un élément (une liste de composants est une « nomenclature »).
L'interprétation de ces attributs dépend de la feuille de style utilisée. Consultez le support Calenco pour plus d'informations.
Entrez le libellé souhaité dans l'attribut sélectionné. L'utilisation de cet attribut personnalisé s'effectue ensuite dans l'éditeur Profiler.

5.2. Connecter des serveurs de stockage

5.2.1. Gérer les serveurs de stockage

Cette fonctionnalité permet de connecter des serveurs de stockage externes à Calenco : ce sont des services de l'entreprise. Ils sont utilisés pour déposer les publications générées par Calenco sur un serveur (S)FTP ou pour envoyer les publications par courriel (SMTP).

5.2.2. Définir un serveur de stockage pour les publications

Cliquez sur Actions → Serveurs de stockage pour afficher cette fenêtre :
Cliquez sur + Ajouter pour définir la connexion au serveur de stockage dans cette fenêtre :
Renseignez les données nécessaires.
Cliquez sur OK pour valider.

5.3. Activer des fonctionnalités optionnelles

Le menu Fonctionnalités permet au responsable du compte client d'activer le connecteur DocuSign (voir Signer électroniquement une publication).

La fonctionnalité devient accessible pour l'activation pour chaque espace de travail, une fois que le responsable du compte client souscrit cette option dans le menu Administration → Mon abonnement.

Reportez-vous à la rubrique Signature électronique pour préparer vos documents à la signature électronique.

5.4. Sauvegarder un espace de travail

Dans le menu Actions de l'espace à sauvegarder cliquez sur Sauvegarder pour afficher cette fenêtre :
Lisez attentivement les instructions et sélectionnez les éléments à sauvegarder.


	L'historique ne fait pas partie de la sauvegarde. Les éventuels partages avec d'autres espaces de travail sont à paramétrer. Les instances existantes de formulaires interactifs ne fonctionneront plus.

5.5. Restaurer un espace de travail

Dans le menu Actions de l'espace nouvellement créé, cliquez sur Restaurer pour afficher cette fenêtre :
Sélectionnez le zip de l'espace de travail sauvegardé pour le restaurer dans ce nouvel espace.

5.6. Nettoyer l'historique de versions

Le responsable de compte client peut nettoyer l'espace de travail au niveau du nombre de versions existantes pour chaque contenu.

Dans le menu Actions, cliquez sur Nettoyer pour afficher cette fenêtre :
Sélectionnez et/ou indiquez les paramètres souhaités pour le nombre, le type de versions et leur date de création.

Tous les contenus de l'espace de travail sont concernés par cette action.

Cette opération est irréversible.

5.7. Supprimer un espace de travail

Le responsable de compte client peut supprimer un espace de travail.

Cette opération est irréversible.

Si l'espace de travail à supprimer a des contenus partagés (réutilisés dans d'autres espaces de travail), ces éléments réutilisables dans les documents concernés seront signalé par le message d'erreur à l'ouverture du document (voir Vérifier les inclusions manquantes.

6. Consulter les polices disponibles

Depuis le menu administration, le responsable de compte client peut consulter la liste de toutes les polices disponibles pour les feuilles de style paramétrables via le studio de la mise en page ou gérées directement par le client.

Si une police recherchée ne fait pas partie de cette liste, veuillez contacter votre interlocuteur NeoDoc habituel pour son installation.

Il est de responsabilité du client de vérifier que la police à installer est libre de droits ou le client possède le droit d'usage sur cette police.

Assurez-vous également que la police de caractères est compatible avec les alphabets de vos documents publiés.


	L'historique de version n'est pas préservée. Les éventuels partages avec d'autres espaces de travail sont à paramétrer. Les instances existantes de formulaires interactifs ne fonctionneront plus.


	La constitution du nouvel espace peut prendre du temps (1-2 minutes) en fonction du volume de contenu et ses métadonnées.