Interface utilisateur Calenco

Guide d'utilisation

1. Découvrir

1.1. La rédaction structurée

Avantages de la rédaction structurée

  • Séparer le contenu (fond) de la mise en page (forme).

    Le rédacteur se concentre sur la valeur ajoutée - le contenu technique et sa structure - sans perdre de temps sur la mise en page.

    Dans un monde où l'information a de plus en plus vocation à être diffusée sur des supports multiples et changeants (Web, mobiles, tablettes, réalité augmentée...), le contenu peut-être présenté différemment, sans avoir à retravailler le contenu en lui-même.

  • Définir certains contenus rédigés comme réutilisables.

    Grâce à ce principe de source unique, une information existe à un seul endroit et elle peut être réutilisée plusieurs fois. Si cette information est mise à jour, elle le sera pour tous les documents et supports qui l'utilisent, assurant ainsi une fiabilité de l'information jusqu'alors inégalée.

  • Filtrer des éléments pour personnaliser la documentation présentée à l'utilisateur final en fonction du contexte d'utilisation des options du produit, du niveau de l'utilisateur, etc.

Consultez la démonstration du principe Séparation du fond et de la forme :

1.2. Modularité et réutilisation

Calenco permet de réutiliser des éléments d'information, plus ou moins volumineux.

  • Les modules sont des documents réutilisables ;
  • Les fragments sont des éléments organisés dans des documents-bibliothèques ;
  • On appelle inclusion la réutilisation des fragments ou modules dans un autre document.

Figure 1. Principe des inclusions

Principe des inclusions

Consultez la démonstration du principe Modularité et réutilisation :

1.3. Nommage des contenus

Dans les systèmes à base de répertoires et de fichiers, le nom de fichier est très important : il permet de le retrouver, de savoir de quelle version il s'agit, parfois même qui a écrit le document (par exemple). Changer le nom de fichier rend parfois le suivi difficile.

« Notice Machine Tri VX72 V2.6 JFK.docx » pour un fichier Word stocké dans une GED

Nous avons conçu un système de nommage des contenus qui permet d'assurer la cohérence des données avec une grande souplesse.

Un même contenu (document, module texte ou image) a deux « noms » :

Les deux noms des contenus Calenco

Le label (pour les utilisateurs)

Le label apparaît dans la liste des contenus. Il est initialisé avec le titre du contenu (pour les contenus texte) ou avec le nom du fichier (pour les contenus image).

Ce label est modifiable, sans conséquences autres que le confort des utilisateurs.

Le nom (pour Calenco)

Ce nom « technique » n'est généralement pas significatif pour l'utilisateur et il n'est pas affiché par défaut.

Cet identifiant est unique (dans un espace de langue) et sert à réutiliser des contenus et en assurer la traçabilité.

[Note]Afficher le nom de fichier

Une case à cocher permet d'afficher le nom du fichier à côté de son label.

2. Créer

2.1. Créer un document

2.1.1. Créer un contenu

Figure 2. Créer un nouveau contenu

Créer un nouveau contenu

  1. Cliquez sur Créer.

  2. Donnez un titre au contenu.

  3. Choisissez le type de contenu :

    • Le livre est un contenu long, très complet. Il est composé de parties et chapitres.

    • L'article est composé de sections de différents niveaux.

      N'étant pas composé de chapitres, l'article est préféré pour créer des documents plus courts que les livres.

    • Les contenus réutilisables sont des éléments (préface, partie, chapitre, section, annexe, glossaire,bibliographie) qui peuvent être inclus dans des livres ou articles.
    • Un modèle personnalisé (voir Créer un modèle de contenu).

  4. Associez une / des étiquette(s) au contenu créé, si besoin.

  5. Cliquez sur Créer : l'éditeur de contenus ouvre le contenu créé dans un nouvel onglet.

    [Attention]Popup

    Certains navigateurs (Mozilla Firefox) bloquent les fenêtres pop-up : cela peut empêcher l'ouverture de l'éditeur web.

    Assurez-vous d'ajouter l'adresse de l'éditeur web à la liste des sites autorisés dans les paramètres de votre navigateur.

  6. Le nouveau contenu apparaît en haut de la liste des contenus.

2.1.2. Importer un contenu

Il existe deux méthodes pour importer un contenu :

  • Cliquez sur Importer.
  • Sélectionnez un contenu dans votre PC. Glissez et déposez-le dans l'interface de Calenco.
[Important]Étiquetage à l'import

Lors de l'import de contenus, toutes les étiquettes sélectionnées préalablement sont associées aux éléments importés.

[Important]

Détails du dernier import ZIP. Dans le cas de l'import des archives .zip, le détail de l'import peut être consulté via le bouton Détails du dernier import ZIP dans la fenêtre Importer contenu ou dans la notification du statut en bas à droite de l'écran.

En fonction de l'extension du fichier sélectionné, Calenco vous proposera les alternatives suivantes :

2.1.2.1. Importer un fichier .docx
[Attention]

L'import de .doc ou .odt n'est pas supporté par Calenco. Il est recommandé de convertir ces formats en .docx au préalable.

Figure 3. Importer un .docx

Importer un .docx

[Note]

Vous pouvez choisir le type de document à créer.

[Important]

Éléments de style. Avant l'import, vérifiez que les éléments de mise en page (table des matières, en-tête et pied de page, page de garde) ne sont pas importés. Il est recommandé de les supprimer du .docx à importer au préalable.

Vérifiez que le .docx ait un style (titre de niveau 1 etc.). Après import, le contenu est structuré selon les niveaux de titres présents dans le fichier original.

[Attention]

Il est recommandé de supprimer les images des fichiers volumineux pour accélérer l'import, et les importer séparément (voir Importer une image).

2.1.2.2. Importer un fichier .xlsx

Pour importer un fichier .xlsx, suivez la même procédure que pour l'import d'un fichier .docx :

[Note]

Onglets et format de date. Chaque feuille du classeur importé au format Excel (xlsx) sera convertie en tableau.

Les dates doivent être formatées avec les formats uniquement numériques et barre oblique pour être correctement reconnues en tant que dates.

[Avertissement]

Vérification de cellules. Faites attention aux cellules « égarées » qui pourraient entraîner la création d'un grand nombre de cellules vides.

Utilisez la fonction Valider les tableaux pour vérifier la présence de toutes les cellules nécessaires (voir Insérer un tableau).

2.1.2.3. Importer un fichier .csv

Une fois que vous avez choisi le séparateur de champs de données, Calenco transforme les données en tableau dans une section.

Figure 4. Importer un .csv

Importer un .csv

2.1.2.4. Importer des fichiers .html

Les fichiers HTML et les images doivent être contenus dans une archive .zip, sans aucun répertoire.

[Important]

N'oubliez pas de cocher la case Pack html.

2.1.2.5. Importer un fichier .pdf

Il y a plusieurs façons d'exploiter des fichiers PDF, selon la finalité souhaitée :

Différentes méthodes d'import PDF

Afficher une image des pages du PDF dans une publication HTML (ou assimilée)

Utilisez dans ce cas la fonction Importer disponible depuis la liste des documents, ou le Glisser/Déposer du PC vers l'interface. Ceci va :

  1. créer une image PNG pour chaque page du document import, à la résolution choisie lors de l'import. Les images sont ensuite utilisées comme décrit dans Insérer une image ;
  2. créer un module de contenu réutilisable reprenant l'ensemble de ces images.
Afficher une image des pages du PDF dans une publication PDF

Si vous souhaitez obtenir la meilleure qualité possible dans votre publication PDF, il vaudra mieux utiliser les pages PDF d'origine. Utilisez dans ce cas la fonction d'import depuis la liste des images pour importer le PDF sans transformation.

Vous pourrez alors exploiter ce fichier via l'éditeur avec la fonction Insérer une page de fichier PDF.

Modifier le contenu du PDF pour le faire vivre

Les versions récentes de certaines suites bureautiques permettent d'importer un fichier PDF et de le sauvegarder au format DOCX - qui peut ensuite être importé dans Calenco.

[Astuce]

Structure du document. Toute la structure du document sera sans doute perdue dans ce cas, il faudra notamment recréer la structure de titres grâce aux fonctionnalités de l'éditeur de contenus.

2.1.2.6. Importer des feuilles de style

Lorsque l'équipe Calenco modifie vos feuilles de style, nous vous mettons à disposition une archive .zip.

Importez ce fichier tel que, peu importe la langue sélectionnée.

2.1.3. Modifier des documents

Pour éditer un contenu, cliquez sur son label.

L'éditeur s'ouvre dans un nouvel onglet.

[Note]Onglets

Chaque contenu est édité dans un nouvel onglet de votre navigateur.

Vous pouvez alors travailler dans le document Éditeur de contenus.

2.1.4. Créer un modèle de contenu

Procédure 1. À partir de rien

  1. Choisissez Modèles dans la liste déroulante des types de contenus.

  2. Cliquez sur Créer.

  3. Procédez ensuite comme pour Créer un contenu.

Procédure 2. À partir d'un contenu existant

  1. Cliquez sur Actions → Créer un modèle en face du document à dupliquer en modèle.

    [Important]

    Le modèle n'est plus lié au document d'origine.

  2. Choisissez optionnellement une publication basique à associer au modèle.

    La publication définie sur le modèle sera appliquée sur les documents créés à partir de ce modèle.

    Cette publication peut être modifiée ou créée après la création du modèle.

  3. Le modèle est éditable dans l'éditeur.

Le modèle créé est visible dans la liste des Modèles.

Les modèles de contenu peuvent être envoyés en traduction comme tout autre contenu (voir Envoyer en traduction).

2.2. Utiliser des images

2.2.1. Importer une image

Cliquez sur Importer pour importer une image.

[Important]Étiquetage à l'import

Lors de l'import de contenus, toutes les étiquettes sélectionnées sont associées aux éléments importés.

[Avertissement]Où importer ?

Une image comportant du texte doit être importée dans la langue correspondante, pour supporter les traductions éventuelles.

Une image ne comportant pas de texte ou qui est commune à toutes les traductions doit être importée dans la langue Commun.

[Note]

Import en masse. Il est possible d'importer plusieurs images en une fois avec une archive.zip :

  1. Créez un dossier content.

  2. Copiez ou déplacez les images que vous souhaitez importer dans ce dossier.

    [Attention]

    Vérifiez qu'aucun nom de fichier ne comporte d'accent, d'espace ou des caractères spéciaux (+, &, ... ).

  3. Si des images sont spécifiques à une langue, stockez-les dans des sous-dossiers nommés avec le code ISO 639-1 de la langue (« fr », « en », « es », etc.).

    [Attention]

    Les noms de fichier doivent être identiques à ceux de la langue source.

  4. Compressez le dossier content dans une archive .zip.

    [Attention]

    Il est conseillé de créer une archive .zip avec « Envoyer vers dossier compressé ».

  5. Importez l'archive .zip dans Calenco dans la partie Documents.

2.2.2. Créer une image annotée

Le format SVG est supporté par les outils de traduction : cela permet de partager une seule image pour toutes les langues.

Il est possible de créer une image au format SVG de l'interface de Calenco :

  1. Choisissez Images (liste) ou Images (galerie) dans la liste déroulante des types de contenus.

  2. Cliquez sur Créer.

L'éditeur des images SVG s'ouvre. Pour l'utilisation de l'éditeur voir Éditeur d'illustrations.

2.2.3. Modifier une image annotée

Les images au format SVG permettent d'annoter une photo ou un plan. La traduction des textes qu'elles contiennent est simplement supportée.

Calenco intègre un éditeur de ce type d'images. Pour la modification d'une image annotée voir Éditeur d'illustrations.

Cliquez sur l'image pour l'éditer.

[Note]

Titre de l'image. Par défaut, le titre des images créées avec Calenco est « Layer 1 ».

Ce titre peut être modifié dans la zone Calques à droite de la zone d'édition.

3. Gérer

3.1. Afficher les contenus

Les contenus sont affichés dans une liste.

Les labels des contenus peuvent être modifiés en cliquant sur le crayon qui apparaît en passant la souris sur le label : cela permet d'identifier chaque contenu plus précisément, sans aucun impact sur les contenus eux-mêmes.

Les images peuvent également être affichées dans une galerie.

Un clic sur l'aperçu d'une image permet :

  • de Modifier une image annotée (au format SVG) ;
  • d'afficher en plus grand la miniature et d'obtenir des informations complémentaires - notamment la taille qui impacte la taille de vos publications.

3.2. Filtrer les contenus par type

Figure 5. Sélectionnez le type de contenu à afficher

Sélectionnez le type de contenu à afficher

Les feuilles de style sont stockées par défaut dans la langue Commun. Lors de la sélection de ce type de contenu, le menu Langue passe automatiquement à Commun et reste masqué. Pour sélectionner une autre langue, il suffit de sélectionner un autre type de contenu.

L'option Tous les fichiers propose la liste exhaustive des fichiers stockés.

3.3. Filtrer les contenus par langue

Utilisez le menu déroulant Langue pour afficher les contenus disponibles dans cette langue (créés ou traduits).

Consultez la démonstration de Comment sélectionner une langue dans l'interface :

3.3.1. Gérer les langues

Les contenus d'un espace de travail peuvent être produits ou traduits en différentes langues. Cette procédure permet au responsable de compte client de configurer les espaces de langues d'un espace de travail.

  1. Depuis le menu Administration, cliquez sur le menu espaces de travail.

  2. Cliquez sur le menu Actions de votre espace de travail :

  3. Sélectionnez Gérer les langues :

  4. Cochez la case pour ajouter une langue à un espace de travail.

    Décochez la case pour masquer la langue dans l'espace de travail.

    [Important]

    La langue désactivée n’apparaîtra plus dans l'espace de travail concerné, mais les données la concernant seront conservées.

    [Avertissement]

    Les variantes d'une même langue sont considérées par Calenco et les outils TAO (Phrase ou Smartcat) comme des langues différentes.

3.4. Chercher un contenu

3.4.1. Trier la liste

Pour modifier l'ordre d'affichage des lignes (alphabétique ou chronologique), cliquez sur le label de la colonne.

3.4.2. Rechercher par label, nom de fichier, date, dernier contributeur ou format d'image

Saisissez des lettres ou des chiffres dans la cellule Rechercher pour filtrer les contenus par le label. Les premiers caractères suffisent souvent à faire aboutir la recherche.

Effacez les caractères saisis pour revenir à l'affichage de la liste complète.

[Astuce]Gestion des critères de recherche

À chaque fois que vous rajoutez un critère de recherche, pour affiner, une petite étiquette s'affiche au-dessus de la liste : . Cela permet de rapidement voir les filtres actifs et de les supprimer de manière sélective avec la petite croix.

3.4.3. Rechercher par type d'élément

Les documents peuvent être filtrés par type d'élément racine :

Figure 6. Menu d'éléments racine

Menu d'éléments racine

3.4.4. Rechercher dans les documents

Saisissez un mot ou une expression dans le champ Rechercher dans le contenu des fichiers pour trouver les contenus qui contiennent cette suite de caractères.

3.4.5. Rechercher par étiquette

Chaque contenu peut être associé à une ou plusieurs étiquettes. Cela permet retrouver l'élément en cochant la ou les catégories correspondantes à différents critères.

3.4.5.1. Créer une étiquette

Cliquez sur Créer et laissez vous guider :

Figure 7. L'arborescence générale des étiquettes

L'arborescence générale des étiquettes

[Important]

Ce classement n'a rien à voir avec la notion traditionnelle de dossiers. La classification est plus souple et la recherche plus efficace car vous croisez des axes d'information.

Il est donc primordial de bien dissocier chaque type d'information.

3.4.5.2. Étiqueter des contenus

Cliquez sur l'icône  en face d'un contenu ou en haut de la colonne lorsque plusieurs contenus sont sélectionnés.

Les contenus à classer ou déclasser sont listés en haut de la boîte de dialogue.

  • La liste des étiquettes disponibles est affichée à gauche : un clic permet de les associer au(x) contenu(s) sélectionné(s).

  • Les étiquettes associées au(x) contenu(s) sélectionné(s) sont affichées à droite.

    • Si une étiquette n'est pas associée à tous les contenus sélectionnés, la case est cochée avec - ;
    • Si l'étiquette est cochée, il s'appliquera à tous les contenus sélectionnés après validation ;
    • Si l'étiquette est décochée, aucun contenu n'y sera plus associé après validation.
[Important]Étiquetage à l'import

Lors de l'import de contenus, toutes les étiquettes sélectionnées sont associées aux éléments importés.

3.4.5.3. Rechercher avec les étiquettes

Cochez les étiquettes pour filtrer les contenus recherchés dans la liste de gauche.

[Astuce]Recherche sur la liste des publications

Les publications sont filtrées par les étiquettes associées au fichier publié.

Consultez la démonstration Classez vos contenus grâce aux étiquettes :

3.5. Consulter l'historique des versions

À chaque enregistrement ou import, Calenco enregistre une version d'un contenu. La liste des versions est accessible en cliquant sur le numéro de la version courante (1.x).

Figure 8. Historique de versions

Historique de versions

L'historique liste les informations suivantes :

  • Le numéro de version (compteur) ;
  • La date de la version ;
  • L'auteur ;

  • Une description (vide par défaut).

    Pour ajouter une description, saisissez du texte dans la cellule et enregistrez en validant avec Entrée.

[Note]Révisions identifiées

Cocher Cacher les révisions non identifiées pour réduire la liste aux versions avec description.

Procédure 3. Récupérer une version antérieure

Vous pouvez accéder à une version antérieure du fichier.

  1. Cliquez sur le numéro de version.

  2. Téléchargez-la sur votre ordinateur.

  3. Réimportez-la avec Importer.

Procédure 4. Comparer 2 versions

Vous pouvez également créer une publication qui compare 2 versions.

  1. Cliquez sur l'icône de comparaison pour les 2 versions à comparer.

  2. Une publication de comparaison est créée. Le nom de cette publication est composé du préfixe DIFF et des numéros des versions comparées.

  3. Cliquez dessus pour l'ouvrir.

    • Les ajouts sont soulignés et surlignés de jaune ;
    • Les suppressions sont barrées et surlignées de rouge ;
    • Les contenus dont les attributs ont été modifiés (par exemple de profilage) sont affichés en vert.

3.6. Étudier les impacts

Avant de modifier un module ou un fragment, il est parfois préférable de vérifier les cas d'emploi.

3.6.1. Consulter la composition d'un contenu

Depuis le menu Actions → Dépendances de chaque contenu, vous pouvez voir quels éléments réutilisables font partie de ce fichier :

Figure 9. Dépendances de contenu

Dépendances de contenu

3.6.2. Consulter l'utilisation des fragments

Depuis le menu Actions → Utilisation des fragments de chaque contenu, vous pouvez accéder à la liste de documents impactés par l'utilisation des fragments de ce fichier :

Figure 10. Utilisation des fragments

Utilisation des fragments

3.6.3. Consulter les utilisations d'un contenu

Depuis le menu Actions → Utilisations de chaque contenu, vous pouvez accéder à la liste des fichiers et des publications qui sont impactés par des fragments de ce fichier :

Figure 11. Utilisations de contenu

Utilisations de contenu

3.7. Comparer 2 contenus

  1. Cliquez sur le menu Actions → Comparer deux fichiers du premier fichier à comparer.

  2. Calenco surligne en vert les documents de même type de structure : seuls ceux-ci peuvent être comparés.

  3. Sélectionnez Comparer deux fichiers dans le menu contextuel du second fichier.

  4. Une publication de comparaison est créée. Son nom est composé des labels des 2 fichiers séparés par _vs_.

3.8. Exporter

Vous pouvez à tout moment exporter des contenus de Calenco. Choisissez l'option qui correspond à votre objectif :

Figure 12. Exporter un document

Exporter un document

3.9. Supprimer des fichiers

Pour supprimer un fichier particulier, cliquez dans le menu Actions → Supprimer sur la ligne du contenu à supprimer.

Pour supprimer plusieurs fichiers à la fois, sélectionnez les contenus à supprimer avec les cases à cocher puis cliquez sur l’icône de la poubelle en haut de la liste.

[Avertissement]

Veuillez lire attentivement le message de confirmation de la suppression de fichier(s).

Cette action est irréversible : les contenus sélectionnés et toutes leurs versions et publications seront définitivement supprimés de la base de contenus.

[Attention]

Suppression du contenu inclus ou partagé. Une erreur en forme de notification signale l'impossibilité de supprimer un fichier en précisant la raison (fichier verrouillé, inclus, partagé) :

Cliquez sur les raisons « inclus », « partagé » pour voir les utilisations du fichier ou les espaces de travail avec lesquels il est partagé.

4. Collaborer

4.1. Organiser le workflow

[Note]Option

Veuillez contacter votre interlocuteur NeoDoc habituel () pour l'activer.

4.1.1. Définir un modèle de workflow

[Attention]

Le workflow est organisé au sein d'un espace de travail. Tout intervenant au workflow doit posséder un compte Calenco.

Pour un espace de travail, le responsable de compte client peut créer des modèles de workflow.

  1. Depuis le menu administration, cliquez sur le menu espaces de travail.

  2. Cliquez sur le menu Actions → Modèles des workflow :

Vous définissez :

  • le nom du modèle ;
  • le nombre d'étapes et leurs noms ;

  • le niveau d'accès à chaque étape :

    • Accès complet en écriture,
    • Accès avec possibilité de commenter uniquement,
    • Accès en lecture seule,
    • Accès via un formulaire en ligne pour les opérateurs (formulaire interactif).
  • l'étape de retour en cas de rejet de la tâche.

4.1.2. Créer le workflow d'un document

[Attention]

Le workflow est organisé au sein d'un espace de travail pour chaque document.

Tout intervenant au workflow doit posséder un compte Calenco avec accès à cet espace. Le responsable du compte client peut inviter une/des nouvelle(s) personne(s) à participer au workflow directement de la fenêtre de création et lancement du workflow (voir Inviter de nouveaux utilisateurs à participer au workflow.

La création et gestion des workflows s'effectuent avec le rôle « administrateur d'espace de travail ».

Pour un document cliquez sur le menu Actions → Workflow et choisissez un modèle.

Le modèle permet d'aller vite lors du lancement d'un workflow mais vous pouvez en modifier toutes les caractéristiques.

[Note]

Vous pouvez créer un workflow d'un document même s'il n'y a aucun modèle personnalisé pour l'espace de travail.

Pour chaque étape sélectionnez :

  • les personnes qui doivent intervenir ;

    [Note]

    Les utilisateurs assignés à une tâche reçoivent un courriel lorsque cette étape du workflow est activée.

  • le nombre de décisions nécessaires pour le passage du workflow à l'étape suivante.

Inviter de nouveaux utilisateurs à participer au workflow

Au lancement d'un workflow ou pour un workflow en cours, il est possible d'inviter de nouveaux utilisateurs à rejoindre Calenco et à participer au workflow.

[Important]

Cette fonctionnalité est accessible avec le rôle « responsable du compte client ».

  1. Cliquez sur le menu Actions → Workflow.

  2. Cliquez sur le bouton Invitation à rejoindre Calenco en haut de la fenêtre.

  3. Saisissez le prénom et nom de la personne ainsi que son adresse email et validez avec le bouton Inviter.

    [Note]

    Si la création échoue, il faut potentiellement clore des comptes ou souscrire de nouvelles licences (voir Gérer les licences).

  4. Sélectionnez le nouvel utilisateur pour une/des étape(s).

    [Important]

    Par défaut, l'utilisateur invité a le rôle « opérateur ». Pour modifier le rôle consultez Modifier le rôle d'un utilisateur existant.

L'utilisateur invité reçoit un courriel d'invitation qui contient le lien (valide pendant 7 jours) pour finaliser la création de son compte en définissant le mot de passe.

[Astuce]

Si le lien est expiré, l'utilisateur doit se rendre sur la page de connexion https://live.calenco.com/ et procéder à la réinitialisation de mot de passe via la rubrique « J'ai oublié mon mot de passe ».

Tant que l'utilisateur invité ne finalise pas la procédure d'inscription à Calenco, il est affiché avec la couleur bleu vif dans la liste des utilisateurs :

4.1.3. Consulter l'historique des workflows

Pour consulter l'historique des workflows associés à un document, utilisez le menu Actions → Workflow. Suivant qu'un workflow est en cours ou non, vous aurez accès à l'historique via le bouton Historique :

4.1.4. Modifier un workflow en cours

Un document est associé à un workflow maximum. Lorsque vous utilisez le menu Actions → Workflow d'un document, Calenco propose :

  • de créer un nouveau workflow s'il n'y en a pas en cours ;

  • d'interagir avec le workflow en cours pour :

    • voir l'étape en cours,

    • réassigner des tâches :

      Pour une étape en cours, il est possible d'assigner un ou plusieurs utilisateurs qui vont recevoir un courriel-notification.

      Il est possible d'inviter un nouvel utilisateur (voir Inviter de nouveaux utilisateurs à participer au workflow).

      Il est possible de supprimer un ou plusieurs utilisateurs assignés à une étape en cours sans qu'ils soient notifiés.

      [Note]

      Après la suppression des utilisateurs assignés, le workflow passe à l'étape suivante à condition que tous les autres utilisateurs assignés à cette étape aient effectué leur tâche.

      Pour les tâches en attente, il est possible d'assigner ou supprimer un ou plusieurs utilisateurs sans qu'ils soient notifiés par courriel.

    • consulter l'historique des tâches précédentes :

4.1.5. Exécuter une tâche de workflow

Les utilisateurs peuvent accéder à leur liste de tâches via le bouton en haut à droite :

Chaque ligne correspond à une tâche, associée à l'espace de travail courant ou pas. Les informations suivantes sont disponibles :

  • Nom du workflow ;
  • Label ou le nom du document qui permet d'accéder à l'éditeur avec le niveau d'accès défini ;
  • La tâche assignée ;
  • Les publications du document accessibles d'un clic ;

  • La coche verte pour valider la tâche après avoir effectué la tâche,

    La croix rouge pour rejeter la tâche après avoir effectué la tâche.

    [Astuce]

    Lors que l'utilisateur rejette la tâche, le système propose de laisser un commentaire (optionnel) avant de confirmer le rejet.

Lorsqu'une tâche est assignée à plusieurs utilisateurs :

  • Le workflow revient à la tâche choisie si l'un des utilisateurs rejette sa tâche ;
  • Le workflow passe à l'étape suivante lorsque tous les utilisateurs ont validé leur tâche (sauf si le nombre de décisions définies est inférieur au nombre d'utilisateurs assignés à cette tâche).

Les utilisateurs concernés sont notifiés par e-mail (voir Adapter).

Consultez la démonstration du Workflow :

4.1.6. Superviser les workflows

[Note]

Cette fonctionnalité est accessible avec les rôles « rédacteur », « administrateur », « responsable du compte client ».

L'onglet « Workflows » contient le tableau de bord pour voir l'ensemble des workflows existants dans un espace de travail.

Un workflow en cours est directement accessible en cliquant sur son nom.

La colonne « Démarrage » contient la date et l'heure du lancement du workflow.

La colonne « Mis à jour » contient la date et l'heure de la dernière action sur une des tâches, ou sur la modification du workflow.

Le statut du workflow est présenté comme suit avec :

  • code couleur pour indiquer le pourcentage de progression du workflow ;
  • nombre de tâches accomplies / nombre total de tâches définies pour le workflow.

Interprétation du statut des étapes de workflow

Chaque étape est représentée par : Nom de l'étape - nombre de décisions prises / nombre total de décisions requises (nombre de personnes assignées à la tâche (dans le cas où le nombre de personnes assignées est supérieur au nombre de décisions définies)).

  •  : tâche non commencée ;
  •  : tâche en cours ;
  •  : tâche rejetée ;
  •  : tâche terminée.

Interprétation du statut des intervenants au workflow

En survolant chaque étape, le statut de l'intervenant ou des intervenants apparait avec son nom, l'adresse mail et le message du commentaire laissé pour une tâche rejetée.

  •  : utilisateur en attente d'une action sur la tâche non commencée ou en cours ;
  •  : utilisateur qui a rejeté la tâche ;
  •  : utilisateur qui a accepté la tâche.

4.2. Partage entre espaces de travail

Cette fonctionnalité permet de partager des contenus d'un espace de travail (S: source) avec les utilisateurs d'autres espaces de travail (C: cibles). Ainsi, un utilisateur qui n'a accès qu'à un espace de travail C pourra toutefois intégrer dans ses documents des contenus issus de l'espace de travail S, sans toutefois pouvoir modifier ces contenus partagés.

[Avertissement]

Les contenus partagés par l'espace de travail source ne doivent pas être repartagés par l'espace de travail cible vers un autre espace de travail. Cela risque d'engendrer des dysfonctionnements du système (références circulaires, perte en visibilité des inclusions, perte des données envoyées en traduction).

[Note]Option

Veuillez contacter votre interlocuteur NeoDoc habituel () pour l'activer.

4.2.1. Paramétrer les partages d'un espace de travail

L'administrateur de l'espace de travail doit autoriser le partage entre un espace de travail source (qui contient les contenus à partager) et un espace de travail cible.

  1. Depuis le menu administration, cliquez sur le menu espaces de travail.

  2. Cliquez sur Partager.

  3. Sélectionnez les espaces de travail cibles.

4.2.2. Partager des contenus

Dans l'espace de travail source cliquez sur en face d'un contenu ou en haut de la colonne lorsque plusieurs contenus sont sélectionnés.

  • Cliquez sur l'espace de travail cible pour partager les contenus sélectionnés.
  • Décochez un espace de travail pour ne plus partager les contenus sélectionnés.

Figure 13. Partage de contenus

Partage de contenus

Les documents partagés font partie de la liste des documents de l'espace de travail cible avec le symbole .

Consultez la démonstration du Partage entre espaces de travail :

5. Traduire

Calenco Translator permet de connecter Calenco à deux outils TAO (Traduction Assistée par Ordinateur) :

Accès à l'aide en ligne complète de l'outil TAO :

5.1. Administrer Calenco Translator

Il existe plusieurs rôles d'utilisateurs Calenco Translator :

  • Administrateur : dispose de tous les droits disponibles dans l'outil TAO.
  • Chef de projet : envoie les demandes de traduction, peut gérer le projet de traduction lui assigné, gérer les mémoires de traduction et les bases terminologiques de son projet.
  • Linguiste : peut éditer la / les tâche(s) de traduction lui assignées pour effectuer la traduction.

En fonction du choix du type de licence pour l'outil TAO, la souscription aux options de Calenco Translator et le choix des rôles et des droits de gestion de l'outil TAO peuvent varier :

Tableau 1. Packs Calenco Translator en fonction du type de licence

Type de licence pour l'outil TAO

Souscription à Calenco Translator

Rôles et droits nécessaires

licence (Phrase ou SmartCat) du client

abonnement au connecteur

gestion autonome des comptes : administrateur, chef de projet et linguiste

licence (Phrase ou SmartCat) du fournisseur des services de traduction (agence de traduction)

abonnement au connecteur

pour paramétrer le connecteur : chef de projet à minima

pour accès client : à voir avec le fournisseur en fonction des besoins

hébergement sur la plateforme Phrase de Calenco

abonnement au connecteur + licence traducteur (linguiste)

[Note]

Pour toute création, modification ou suppression des linguistes, veuillez contacter votre interlocuteur Neodoc habituel ().

chef de projet avec droits restreints

linguiste


5.2. Connecter Calenco Translator

L'administrateur système (votre interlocuteur habituel chez NeoDoc) peut connecter un espace de travail à un des deux outils TAO au choix pour activer la traduction.

Les informations à fournir sont les identifiants du compte avec le rôle « chef de projet » dans l'outil TAO :

Pour Phrase

  • le nom d'utilisateur ;
  • le mot de passe.
[Important]

Chaque compte doit être associé à son client pertinent.

[Important]

Pour effectuer une demande de traduction dans Calenco, le chef de projet doit obligatoirement avoir les droits suivants :

  • Créer des projets
  • Voir les projets créés par d’autres utilisateurs
  • Créer des modèles de projet
  • Voir les modèles de projet créés par d’autres utilisateurs
  • Créer des mémoires de traduction
  • Voir les mémoires créées par d’autres utilisateurs
  • Modifier des mémoires créées par d’autres utilisateurs
  • Créer des clients, des domaines et des sous-domaines
  • Voir les clients, domaines et sous-domaines créés par d’autres utilisateurs
[Important]

Chaque famille de droits doit être restreinte au client pertinent.

Pour Smartcat

  • ID du compte

  • Clé API

    [Note]

    Ces informations sont à récupérer sur ce lien.

[Important]

Un seul connecteur peut être paramétré pour un espace de travail.

S'il est nécessaire de changer d'outil TAO, il faut supprimer le connecteur existant et en recréer un nouveau.

Pour vérifier la présence du connecteur pour l'espace de travail :

  1. Depuis le menu Administration, cliquez sur le menu Espaces de travail.

  2. Cliquez sur le menu Connecteurs traducteurs.

    Figure 14. Menu Espaces de travail

    Menu Espaces de travail

  3. Lorsque la connexion est établie, Calenco affiche :

    Figure 15. Exemple pour le paramétrage du connecteur vers Phrase (Memsource)

    Exemple pour le paramétrage du connecteur vers Phrase (Memsource)

[Important]

Il n'est plus nécessaire d'ajouter des langues cibles dans Calenco Translator ou dans l'outil TAO. Le système reconnaît la langue source et la langue cible et crée automatiquement des paires de langues respectives dans les projets de traduction et pour la mémoire de traduction (si besoin) (voir Gérer des mémoires de traduction.

5.3. Envoyer en traduction

[Important]

Pour les fichiers en cours d'édition, c'est la dernière version sauvegardée qui sera envoyée en traduction. Assurez-vous que toutes les modifications ont été bien sauvegardées avant d'envoyer le document et ses dépendances en traduction.

5.3.1. Envoyer en traduction un fichier particulier

  1. Sélectionnez le menu Actions → Traductions du document à traduire.
  2. Choisissez les langues cibles dans lesquels le document doit être traduit :

Figure 16. Demande de traduction

Demande de traduction

Statuts de traduction possibles

  •  : le fichier n'est pas traduit pour la langue correspondante ;

  •  : le fichier a été traduit, mais certains segments ne sont pas à jour dans la traduction ;

    [Note]

    Pour mettre à jour le fichier, demandez-en une nouvelle traduction. Seuls les segments qui ne sont pas à jour seront de nouveau traduits.

  •  : le fichier a été traduit et est en cours de traduction afin de le mettre à jour ;
  •  : le fichier est en cours de traduction ;
  •  : le fichier est traduit et à jour.

Options disponibles pour l'envoi en traduction

Envoyer également les dépendances

Par défaut, les modules inclus dans le document en cours seront aussi envoyés en traduction. Si vous ne souhaitez envoyer que le contenu courant, décochez cette option.

[Attention]

En cas d'inclusion d'un fragment, c'est la bibliothèque complète de fragments qui sera envoyée en traduction.

Forcer l'envoi en traduction
Si un contenu est déjà en cours de traduction, il n'est normalement pas renvoyé en traduction. Mais il peut arriver qu'il soit nécessaire de forcer le renvoi en traduction d'un contenu, même s'il avait déjà été envoyé.
Appliquer les labels des fichiers sources aux fichiers traduits

A la création d'un document dans Calenco et au retour de la traduction dans Calenco, le label des fichiers affiche le titre du document. Pour le confort de repérage des fichiers, il peut être nécessaire de garder les labels des fichiers sources pour les fichiers traduits.

[Important]

Pour profiter de cette fonctionnalité, le label initial doit être édité au moins une fois.

A chaque modification du label, Calenco vous demande si vous souhaitez de propager le label du fichier source aux fichiers traduits.

Il existe deux autres méthodes pour appliquer les labels des fichiers sources aux fichiers traduits :

Procédure 5. A l'envoi en traduction

  1. Lors de la demande de traduction, cochez la case Appliquer les labels des fichiers sources aux fichiers traduits.

  2. Au retour dans Calenco après la traduction, les labels des fichiers traduits restent identiques à ceux des fichiers sources.

Procédure 6. Pour les traductions existantes

  1. Dans le menu Actions du document qui possède des traductions, appuyez sur le bouton Propager le label aux traductions.

  2. La modification est prise en compte, si le label du fichier source a été édité au moins une fois.

[Note]

Le bouton reste inactif si le label n'a pas été édité et/ou le fichier n'a pas de traductions.

Choix d'un projet TAO

Le fichier peut être envoyé vers :

  • un projet déjà existant sur la plateforme TAO. Il suffit de choisir ce projet dans le menu déroulant.

    [Important]

    La langue cible présente dans ce projet est signalée en vert dans la liste de langues.

    Pour la plateforme Smartcat uniquement : si une nouvelle langue est ajoutée au projet existant, elle sera ajoutée à tous les documents déjà présents dans ce projet. Pensez à signaler au traducteur les documents pour lesquels la traduction n'est pas à effectuer dans cette langue.

  • un nouveau projet avec un nom personnalisé qui sera créé automatiquement sur la plateforme TAO.

    [Note]

    Laissez le champ Nom de projet vide pour que Calenco génère un nom par défaut.

    Le nom du projet est composé des éléments suivants : Calenco [nom de l'espace de travail] [date] [heure]. Par exemple : Calenco Entreprise AB 2024-01-02 10:22:42.7231.

  1. Cliquez sur Demander traductions.

Cliquez sur Voir le rapport dans la notification en bas à droite de l'écran pour voir le set de fichiers envoyés en traduction :

Figure 17. Rapport de demande de traduction

Rapport de demande de traduction

Les demandes de traduction effectuées dans Calenco sont reçues par un chef de projet sur la plateforme Calenco Translator.

[Astuce]

Statut de la traduction. Un clic sur le statut de la traduction  permet de consulter le statut de traduction pour chaque dépendance du document.

5.3.2. Envoyer en traduction plusieurs documents indépendants

Dans l'interface de Calenco, dans la liste de documents :

  1. Sélectionnez les documents qui doivent être envoyés en traduction.

  2. Cliquez sur le globe bleu en haut de la colonne de sélection :

  3. La fenêtre Demander traductions du contenu s'ouvre. Procédez aux paramétrages de la demande comme décrit dans Envoyer en traduction un fichier particulier.

5.3.3. Qu'est-ce qui est envoyé en traduction ?

Lorsque vous sélectionnez un fichier pour traduction, les fichiers suivants sont envoyés - s'ils ont été modifiés depuis le dernier envoi en traduction dans la même langue cible :

  • le fichier lui-même ;
  • les contenus inclus dans ce document ;
  • les illustrations SVG incluses dans ces documents.

Figure 18. Envoi en traduction lorsque nécessaire

Envoi en traduction lorsque nécessaire

[Note]Traduction des images

En dehors des images au format SVG, les images ne sont pas traduites. Le rédacteur doit produire les images dans les langues cibles - avec le même nom de fichier que dans la langue source (voir Importer une image).

[Note]

Traduction des inclusions partagées. Dans le cas de la traduction des inclusions venant d'un espace partagé, il faut s'assurer que les deux espaces de travail ont la même langue source. Les fichiers partagés, sources pour les inclusions, doivent être envoyés en traduction de leur espace natif (espace source, voir Partage entre espaces de travail).

[Note]

Traduction des documents commentés. Les commentaires dans les contenus envoyés en traduction sont filtrés avant envoi vers la plateforme TAO.

5.3.4. Pourquoi l'envoi en traduction échoue-t-il ?

Le paramétrage du compte (voir Pour Phrase) non complet ou modifié dans l'outil TAO est la cause de l'impossibilité d'envoyer les documents en traduction. Ces cas d'erreur concernent les utilisateurs Calenco qui envoient leurs documents en traduction vers l'outil TAO de leur agence de traduction.

Le tableau ci-dessous contient les exemples des messages d'erreur, leur interprétation et la solution.

Tableau 2. Résolution des problèmes de l'envoi en traduction échoué

Message d'erreur

Diagnostic

Actions correctives

Le login et / ou le mot de passe ont été modifiés.

Demander à l'agence de traduction de transmettre les éléments à jour à NeoDoc.

Les droits du compte Chef de projet ont été modifiés ou restreints (voir Pour Phrase).

Le nom et / ou l'ID de la mémoire de traduction a été modifié Gérer des mémoires de traduction.

Demander à l'agence de traduction de vérifier les paramètres du compte.

Demander à l'agence de traduction de transmettre les éléments à jour à NeoDoc.


5.4. Suivi de traduction

5.4.1. Rapport de traduction pour un document source

L'icône permet d'accéder à un rapport de traduction du document concerné et ses dépendances dans toutes les langues.

Figure 19. Rapport de traduction pour le document source

Rapport de traduction pour le document source

Le champ de recherche permet de filtrer les lignes pour n'afficher par exemple que les traductions obsolètes.

La colonne Ver. indique le numéro de la version du document source. En survolant le statut de traduction, le numéro de la dernière version traduite est affiché.

5.4.1.1. Accès à l'édition du document pour traduction

Il est possible d'accéder au fichier à traduire dans l'éditeur de l'outil TAO directement du rapport de traduction pour le document source.

Il suffit de cliquer sur le symbole à côté du statut de traduction pour le fichier souhaité dans la langue souhaitée. Le fichier s'ouvre dans l'éditeur de l'outil TAO.

Cette fonctionnalité peut être utilisée avec le statut :

  • « Traduction en cours » et « Traduction obsolète en cours » pour pouvoir continuer la traduction à tout moment ;
  • « Traduit » ou « Traduction obsolète » pour effectuer des correctifs, ajustement des balises grâce à la revalidation de traduction avec l'état Terminé (voir Gérer l'état d'une tâche de traduction).

5.4.2. Rapport de traduction pour un document traduit

Dans la langue cible, l'icône permet d'accéder à un rapport du document traduit pour voir l'état de traduction de ses dépendances dans cette langue.

Figure 20. Rapport de traduction pour le document traduit

Rapport de traduction pour le document traduit

Le champ de recherche permet de filtrer les lignes pour n'afficher par exemple que les traductions obsolètes.

La colonne Ver. indique le numéro de la version du document source. En survolant le statut de traduction, le numéro de la dernière version traduite est affiché.

Les fichiers traduits sont stockés avec le même nom dans la langue cible, avec les mêmes publications que la langue source.

Il est possible d'accéder au fichier à traduire dans l'éditeur de l'outil TAO directement du rapport de traduction pour le document traduit (voir Accès à l'édition du document pour traduction).

5.4.3. Rapport de traduction pour une catégorie de contenus

Ce rapport permet d'avoir une vue générale sur les traductions d'une catégorie de contenus de l'espace de travail dans toutes les langues.

  1. Sélectionnez une catégorie de contenus en cochant l'étiquette respective.

  2. Cliquez sur en haut à droite du champ de recherche.

Consultez la démonstration du Calenco Translator :

6. Publier

Publier consiste à transformer un document dans un format adapté à sa diffusion, via une feuille de style qui définit son aspect graphique final.

Figure 21. Gestion des publications

Gestion des publications

[Note]Mises en pages personnalisées

Les feuilles de style avancées ne sont pas personnalisées par défaut. Elles sont fournies par NeoDoc sur demande pour une mise en page ou des transformations de données spécifiques.

6.1. Créer une publication

[Astuce]Publications d'un document créé à partir d'un modèle

Les publications définies sur un modèle sont automatiquement recréées sur les instances de ce modèle (Créer un modèle de contenu).

  1. Cliquez sur l'icône correspondant au document.

  2. Cliquez sur + Ajouter.

Procédure 7. Créer une publication basée sur une autre publication

  1. Cliquez dans le champ Basée sur, sélectionnez une publication existante.

    Le nom d'une publication-modèle est composé de [Nom de publication (label du document)].

    Par défaut, tous les modèles de publications se trouvent dans la rubrique « Autres ». Au fur et à mesure de leur utilisation, les publications-modèles les plus utilisées composent la rubrique « Plus utilisées ».

    Le chiffre à côté de l'étoile indique le nombre de fois où cette publication a été utilisée comme modèle.

    Il est possible de cliquer sur l'étoile pour définir les publications-modèles comme favorites.

  2. Dans la rubrique Nom, le nom de publication par défaut reprend automatiquement celui figurant dans Basée sur. Renommez la publication si vous le souhaitez.

  3. Tous les paramètres présents dans le modèle se remplissent automatiquement. Définissez un modèle du nom de sortie si besoin.

  4. Cliquez sur Valider.

Procédure 8. Créer une publication avec le paramétrage manuel

  1. Ignorez le champ Basée suret saisissez un nom pour identifier la publication.

  2. Sélectionnez un format de sortie dans la liste déroulante.

  3. Sélectionnez le cas échéant un format de mise en page.

  4. Cliquez sur Valider.

[Important]

Filtres. Les valeurs sélectionnées dans l'onglet « Filtres » sont à appliquer pour une publication ciblée (voir Définir les critères de filtrage d'une publication).

[Astuce]

Pour le paramétrage de publications plus avancé, référez-vous à Paramétrer la publication.

6.1.1. Filtrer du contenu

Cette fonctionnalité permet de filtrer des éléments qui ne correspondent pas à un objectif de publication. Ceci permet par exemple de générer deux versions d'un même document à destination de deux publics qui n'ont pas besoin exactement des mêmes informations.

Les deux étapes du filtrage

  • Profiler les éléments (Profiler) ;
  • Paramétrer les publications.

Pour fonctionner, les informations de filtrage et de profilage doivent être cohérentes : c'est pourquoi il est préférable de définir ces conditions au niveau de l'espace de travail (voir Personnaliser les attributs).

[Important]

Cette personnalisation n'a aucun impact sur les contenus : le profilage des éléments n'est pas modifié en cas de changement au niveau de l'espace de travail.

6.1.1.1. Définir les critères de filtrage d'une publication

Les attributs personnalisés sont listés et leurs valeurs sont sélectionnables sans risque d'erreur :

Figure 22. Filtrage d'une publication

Filtrage d'une publication

[Important]

Les éléments de contenu du document qui ne possèdent aucun critère de filtrage sont publiés normalement.

6.1.2. Paramétrer la publication

Figure 23. Paramètres d'une publication

Paramètres d'une publication

Pour les utilisateurs avancés, cette fenêtre va permettre de modifier tous les paramètres possibles de la publication :

Nom

  • Ce nom permet notamment de nommer le(s) fichier(s) résultat de la publication.

Nom de sortie et Modèle de nom de sortie

Le nom de sortie s'attribue à une publication lors de son téléchargement ou son envoi vers un serveur externe (voir Envoyer résultat vers). Par défaut, le nom de sortie est identique au nom. Il est possible de paramétrer le nom de sortie :

  • en le modifiant directement dans le champ dédié ;
  • en définissant son modèle avec un set de variables.

Les variables disponibles sont :

  • filename  : nom « technique » du fichier ;
  • title  : titre du document ;
  • label  : label du fichier ;
  • revision  : version (visible dans la liste des documents) attribuée par Calenco pour le document ;
  • language (ou LANGUAGE pour l'affichage en majuscule)  : version linguistique du document ;
  • startTimestamp : timestamp de début de la toute dernière publication ;
  • startDate : date de début de la toute dernière publication ;
  • lastModifiedTimestamp : timestamp de la dernière modification du document ;
  • lastModifiedDate  : date de la dernière modification du document.

Par exemple, en paramétrant la variable title suivie de la variable language vous bénéficiez du nom de publication traduit avec l'indication de la langue cible, une fois le document concerné est de retour dans Calenco après la traduction.

Format de sortie

  • Choisissez le format de sortie dans la liste.

Options

Les options sont spécifiques à chaque format de sortie. Les principales options sont :

  • pdfprofile=PDF/X-3:2003

    Produit un PDF conforme à la norme PDF/X :

    • toutes les polices sont intégrées au PDF ;
    • les images avec de la transparence ne sont pas supportées.

  • convert.mathml=[svg|png]

    Spécifie le format de conversion des formules mathématiques MathML dans les publications HTML.

  • convert.mathml.size=[12]

    Spécifie la taille de la police à utiliser pour publier les formules MathML, si le paramètre convert.mathml est utilisé.

  • images.maxsize=[1000]

    Spécifie la taille maximale en pixels (largeur ou hauteur) des images bitmap. Utile pour réduire le poids des publications.

Mise en page

  • En fonction du format de sortie, choisissez la feuille de style correspondant à la mise en page souhaitée.La provenance de la feuille de style sélectionnée - espace de travail source (dans le cas des espaces partagés) et / ou la langue de stockage - est indiquée à gauche du label de cette feuille de style :

Paramètres de la feuille de style

  • Paramètres pour personnaliser la publication.

    [Astuce]

    L'effet est différent en fonction de votre feuille de style - néanmoins les feuilles de style de base sont sensibles aux paramètres de publication standard.

[Note]

Protection des publications PDF. Les PDF produits par Calenco sont conformes à Acrobat Reader·:

  • Leur ouverture peut être bloquée par un mot de passe à l'ouverture (mot de passe lié à la publication pour le personnaliser et le changer périodiquement) ;

    user-password=UnMotDeP@sseC_mp_qué

  • Ils peuvent être rendus non-imprimables ;

    noprint=true

  • Leurs contenus peuvent être non-copiables.

    nocopy=true

Envoyer résultat vers

  • Si l'administrateur de l'espace de travail en a configuré, vous pourrez choisir ici d'envoyer le résultat de la publication vers un serveur externe (FTP, SFTP ou email). Pour en savoir plus, consultez Connecter des serveurs de stockage.

Consultez la démonstration du principe Publications multi format :

6.2. Gérer les publications

Il est possible d'accéder aux publications soit via l'icône de chaque document, soit via l'onglet Publicationsde l'interface qui donne accès à l'ensemble des publications disponibles sur l'espace de travail et la langue courante.

6.2.1. Accéder à la liste des publications d'un document

Cette fonctionnalité liste les publications existantes, éventuellement pour les modifier, les supprimer ou en créer de nouvelles.

6.2.1.1. Automatisation

Mise à jour de la publication

  • Automatique : la publication est mise à jour dès qu'un contenu ou la feuille de style est mis à jour et le fichier concerné est fermé dans l'éditeur ;
  • Manuelle : la publication est mise à jour lorsque l'utilisateur la régénère.

Cochez ou décochez la case Auto pour passer d'un mode à l'autre.

[Note]

Il est possible d'annuler les publications en cours de création ou régénération en appuyant sur .

Interprétation du statut de la publication

  • publication obsolète ;
  • publication à jour ;
  • publication en échec. Consultez les logs dans le menu Actions ou contactez le support technique ;
  • pour les publications distantes, en cours d'envoi vers le serveur FTP ou par mail ;
  • publication effectuée avec contenu inclus manquant. Cliquez sur l'icône pour lire le rapport ;
  • publication en échec avec contenu inclus manquant. Cliquez sur l'icône pour lire le rapport.
[Attention]Durée de publication

Si beaucoup de publications sont en mode automatique et que vous modifiez un contenu réutilisé largement, toutes ces publications seront régénérées à chaque enregistrement ! Ceci risque d'entraîner des temps de publication très longs.

6.2.2. Télécharger le résultat

Vous pouvez télécharger la publication sur votre ordinateur quel que soit le format. Une publication au format Web est téléchargée via une archive .zip contenant l'ensemble des ressources nécessaires à la navigation.

6.2.3. Partager une publication

Cliquez sur l'icône de partage  pour copier l'adresse de la publication et la partager par mail ou sur d'autres médias (LinkedIn, Twitter, Facebook...).

Calenco peut aussi créer directement un mail contenant ce lien en utilisant votre application de messagerie via l'icône .

[Avertissement]Sécurité des données

La publication concernée sera accessible, sans mot de passe, à toute personne disposant du lien.

6.2.4. Signer électroniquement une publication

[Note]

Cette fonctionnalité est une option qui fonctionne en lien avec votre compte DocuSign.

Après avoir souscrit l'abonnement à cette fonctionnalité dans le menu Administration → Mon abonnement, le responsable du compte client peut activer l'option via le menu Administration → Espaces de travail dans Actions → Fonctionnalités.

L’icône  permet de transférer la publication PDF de votre document vers DocuSign pour signature :

Figure 24. Paramétrage d'une signature électronique

Paramétrage d'une signature électronique

Les destinataires désignés recevront un email de la part de DocuSign avec le sujet et le corps du message entrés dans Calenco.

Il peut y avoir jusqu'à 5 signataires pour un document.

Reportez-vous à la rubrique Signature électronique pour préparer vos documents à la signature électronique.

6.3. Feuille de style Reveal

L'utilisation de la feuille de style Reveal permet de publier un document en format de présentation HTML.

La navigation dans la présentation reveal s'effectue via la table des matières cliquable ou à l'aide des flèches positionnées en bas à droite de chaque diapositive.

[Important]

Si la feuille de style reveal-calenco.xsl n'est pas présente dans votre espace de travail, contactez le support technique de NeoDoc.

6.3.1. Éditer le contenu xml

L'élément de structure à utiliser pour la rédaction du contenu est article.

Le contenu est organisé entre deux niveaux de sections :

  • chaque premier niveau de section est une diapositive avec le défilement horizontal.

  • les sections de niveau 2 génèrent des diapositives avec le défilement vertical.

    Les contenus sont considérés comme des sous-parties de la section de niveau 1. Dans ce cas :

    • la section de niveau 1 doit contenir uniquement le titre qui apparaîtra dans toutes les sous-parties dans la publication.
    • le titre des sections de niveau 2 peut rester vide, si nécessaire.
[Important]

Veuillez à surveiller à ce que le contenu de chaque section tienne sur une diapositive. Cette feuille de style ne propose pas de passage automatique à la diapositive suivante.

6.3.2. Créer une publication

  1. Sélectionnez le format de sortie : HTML 5 Format (Multiple Pages).

  2. Sélectionnez la mise en page : reveal-calenco.xml (ou le nom donné à votre feuille de style reveal personnalisée).

6.3.3. Paramétrer des fonctionnalités

Afficher une image sur la page de garde

Deux méthodes existent :

Procédure 9. Méthode 1

  • Dans l'éditeur, placez une image dans article > info> cover.

    [Note]

    Cette méthode permet de modifier les dimensions de l'image.

Procédure 10. Méthode 2

  1. Dans les paramètres de la publication, utilisez titlepage.image.

  2. Indiquez le chemin du fichier et le nom du fichier. Exemple pour un fichier stocké dans la langue Français : fr/monfichier.jpg

Procédure 11. Afficher une image dans le pied de page

  1. Dans les paramètres de la publication, utilisez logo.image.

  2. Indiquez le chemin du fichier et le nom du fichier. Exemple pour un fichier stocké dans la langue Français : fr/monfichier.jpg

Procédure 12. Intégrer une vidéo

  1. Récupérer le lien de partage de la vidéo sur la page Youtube, Vimeo ou votre serveur.

  2. Dans l'éditeur ajoutez l'élément videoobject.

  3. Pour l'élément videodata collez le lien dans l'attribut fileref.

Procédure 13. Modifier le nombre de colonnes dans la table des matières

  • Dans les paramètres de la publication utilisez toc.column.count avec la valeur souhaitée.

Positionner une image sur la page. L'image est centrée horizontalement sur la page à condition qu'au moins une propriété de sa largeur ou hauteur soit renseignée.

Affichage successif des éléments d'une diapositive. L'attribut role=incremental peut être utilisé pour déclencher un affichage successif des éléments sur la diapositive.

Cet attribut peut être appliqué sur une liste à puce ou ordonnée. Dans ce cas, il faut attribuer à chaque item de cette liste le role=fragment pour les faire apparaître l'un après l'autre.

[Note]

Il est possible d'utiliser d'autres fonctionnalités existantes pour cette feuille de style par exemple :

  • puces de liste personnalisées ;
  • couleur de l'arrière-plan des diapositives...

Leur paramétrage demande un développement spécifique pour la personnalisation de la feuille de style fournie.

7. Adapter

Différents réglages sont possibles pour personnaliser l'affichage de l'espace de travail sur lequel vous travaillez. Cliquez sur Préférences dans le menu déroulant de votre profil, représenté par une petite silhouette en haut à droite :

Une nouvelle fenêtre apparaît :

Les préférences suivantes sont modifiables :

  • Calenco vous identifie via votre email.

    Votre nom est affiché lors de certaines actions (modification, workflow...).

  • Votre mot de passe

    Il est nécessaire de renseigner votre Mot de passe actuel avant de renseigner le Nouveau mot de passe si vous souhaitez le mettre à jour.

    [Important]

    Le mot de passe doit comporter au minimum 8 caractères. Il ne doit pas contenir le nom d'utilisateur ni l'adresse e-mail, mais des lettres en majuscules et en minuscules, des chiffres et des symboles.

    [Astuce]

    Il est plus simple de demander une mise à jour du mot de passe sur la page de connexion via J'ai oublié mon mot de passe.

  • Calenco liste les documents dans la Langue de prédilection des documents.
  • Les notifications sont envoyées dans la Langue de prédilection pour les notifications.
[Important]Langue de l'interface Calenco

La langue de l'interface utilisateur (messages, menus) est la langue de prédilection de votre navigateur.

Vous pouvez la changer dans les paramètres du navigateur.

Si votre langue n'est pas supportée, l'anglais sera utilisé par défaut.