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Axess Technology : une production et une gestion de notices web automatisées

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Juridique

Bouygues Construction

Automatisation des Contrats de travail​

​Bouygues Travaux Publics, leader mondial dans la construction d’ouvrages d’art, infrastructures routières, portuaires ou ferroviaires, dans le monde entier​

Bouygues Travaux Publics, une référence Calenco

Ce projet initié par la Direction des Ressources Humaines du Groupe s’inscrit dans un objectif de productivité et de qualité et concerne la génération des contrats, avenants et attestations de travail.

La Direction RH produit un grand nombre de contrats dans une quinzaine de versions (pour les Cadres, ETAM et Compagnons) et variantes (CDI, CDD, forfaits jours ou heures...), des avenants et des attestations.

L’objectif était donc de remplacer Word et tous ses risques inhérents de manipulation par une application automatisée, simple d’utilisation basée sur des fichiers de référence sécurisés.

« Il nous fallait un outil capable de libérer les assistantes RH des différentes entités du groupe, des tâches chronophages de mise en forme sous Word sans valeur ajoutée. »

« L’objectif était de simplifier au maximum la tâche des assistantes RH tout en garantissant que tout nouveau contrat était bien basé sur la dernière version à jour du modèle de référence. Nous recherchions donc une solution collaborative d’automatisation pour gagner du temps tout en garantissant la sécurité des articles sources et la conformité des documents. »

Bénéfices-ROI

Calenco a permis de simplifier la saisie des informations par une application Web avec une page d'accueil pour accéder aux différents formulaires de saisie pour chaque type de document : contrat, avenant, attestation.

L'application a été développée en 3 semaines et l'automatisation de la mise en page a permis de supprimer des tâches manuelles improductives.

Un Administrateur dispose des droits d'accès pour maintenir les contenus contractuels, les référentiels métier, nom et coordonnées des agences, le signataire et les coordonnées des différentes caisses sociales et santé, etc.

Déchargées des problèmes de mise en page, les utilisatrices saisissent uniquement les contenus via des formulaires avec champs de saisie, cases à cocher et listes déroulantes pour sélectionner les options.

Calenco archive automatiquement les formulaires pour modifications à postériori ; la mise en page du document PDF est automatisée ; Plus de risques d'erreurs ou d'oublis.

De plus l’application est collaborative en permettant travailler de n’importe où et de partager les listes des derniers formulaires et documents produits en cas d'absence ou de remplacement.

Avant

Avec Calenco

Délai moyen de réalisation d'un contrat

1 heure

5 minutes

Mise en page

Manuelle et hétérogène

Automatique

Nombre d’intervenants

2 ou 3

1 seul

Travail

Individuel et échange de fichiers

Plateforme centralisée collaborative

La solution proposée avec Calenco s'intégre dans le processus et le système informatique existant, tout en restant transparent pour les utilisateurs.

Informatique/Logiciels

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Édition - Presse

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