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Quand le Réseau DEF cherche à rationaliser sa documentation technique

Le Réseau DEF, un groupement singulier de plus de cinquante entreprises

Créé en 1958, le Réseau DEF est un réseau international et indépendant d’entreprises expertes en sécurité incendie qui regroupe une quarantaine d’entreprises en France et une dizaine à l’international. Conception, installation, maintenance, distribution, chacune des sociétés membres apporte son expertise dans la protection contre le risque incendie. Le groupement affiche un chiffre d’affaires de 236 millions d’euros et compte plus de 2400 collaborateurs dans le monde en 2020. Ce réseau singulier est organisé autour de 4 pôles : la division France, la division international, la division distribution et la division industrie, ce dernier étant en charge de la rédaction technique.

Forte croissance du nombre d’entreprises membres et accélération de l’implantation à l’international

Le développement du Réseau DEF s’appuie sur une politique de croissance externe et d’acquisition de compétences. Une évolution rapide, qui a conduit à l’augmentation du nombre de documents techniques à produire et qui, compte tenu de l’hétérogénéité des membres du Réseau DEF, a également impliqué de nouvelles contraintes pour les équipes de rédacteurs. Ces derniers qui travaillaient sous Word, ont dû faire face à une très forte augmentation de leur charge de travail : toujours plus de documents, dans plus de langues. La direction a alors commencé à prospecter pour trouver un logiciel de rédaction structurée.

Comment optimiser la création des documentations techniques au sein du Réseau ?

L’enjeu était clairement établi : regrouper l’ensemble des contenus sous un seul logiciel et éviter que chaque entreprise ne continue à utiliser sa propre solution. C’est dans ce contexte que la direction a précisé son cahier des charges, définissant quatre objectifs : produire les documents plus rapidement, les uniformiser au sein de l’ensemble du Réseau, en réduire le nombre et piloter la traduction.

Après une étape classique de prospection, le Réseau DEF s’est tourné vers la solution Calenco, plateforme SaaS de production documentaire développée par l’éditeur français NeoDoc.

La validation de la solution Calenco a nécessité plusieurs démonstrations, pour parfaitement en saisir l’approche et le sens, elle a également impliqué la mise en place de nouveaux processus de travail. C’est dans ce cadre que Brice Caron a rejoint, il y a trois ans, la division industrie du Réseau DEF, en tant que responsable de la rédaction technique. Celui-ci a déclaré : « Mon objectif était clair : mettre en place une solution plus efficace pour la rédaction et l’édition de certains types de documentations. » Parmi les premiers contenus concernés, les manuels techniques, les notices techniques, les notices simplifiées. Des documents souvent complexes, certains d’entre eux rentrant dans la documentation de produits certifiés selon le Règlement de Production de Construction.

Autre point, chaque entité commerciale du Réseau DEF devait pouvoir bénéficier d'une documentation personnalisée (logo, nom et codes couleurs), ainsi que le même contenu documentaire en fonction du type de produit.

Dernière facette, la traduction. L’expansion internationale du Réseau DEF a conduit à l’augmentation du nombre de traductions à gérer. Plus possible de se contenter du français et de l’anglais. Il fallait impérativement avoir le moyen de piloter la traduction plus efficacement afin de suivre le statut des documents en cours.

La solution : une plateforme unique de création de contenus, pour l’ensemble des partenaires

Les équipes de Calenco ont élaboré une solution entièrement sur mesure, pour répondre aux enjeux de la division industrie du Réseau DEF. Un projet déployé sur une période de plus de trois ans, le volume documentaire concerné par la mise en place de la solution Calenco étant considérable : plus d’une centaine de documents à éditer dans plusieurs langues.

Au cœur de la méthodologie, la fragmentation des contenus, fonctionnalité qui facilite la réutilisation de textes et d' illustrations au sein des différents documents. Beaucoup de textes communs à plusieurs manuels ou notices peuvent ainsi être repris à partir d’une source unique, sans passer par le copier/coller, cause de nombreuses erreurs et de perte de temps.

Les équipes de Calenco ont développé un configurateur de feuilles de style, pour permettre d’adapter les documents à chaque entreprise du réseau (nom, logo, codes couleurs) tout en respectant la structure et la charte graphique globale : homogénéité assurée, personnalisation simplifiée. Le tout sous le même logiciel.

Enfin, même si à ce jour le Réseau DEF ne s’appuie pas sur la plateforme Calenco pour gérer la traduction, la possibilité d’extraire des fichiers, sous format XML, pour les envoyer directement à l’agence de traduction facilite le suivi du travail.

Un changement profond dans l’approche de la rédaction technique

L’implantation de la solution Calenco a impliqué un changement d’approche de la rédaction technique. Construction unifiée, création guidée et précise, uniformité. Aujourd’hui, le constat est sans appel : tout est plus structuré : les standards de rédaction, les processus d’écriture, de relecture, les phases de traduction et les systèmes de validation.

Autre élément important souligné par les équipes du Réseau DEF : l’évolution des habitudes de travail. Opter pour la solution Calenco a conduit les différents intervenants à accepter de ne plus contrôler l’ensemble de la création de la documentation (fond et forme). Aujourd’hui, de nouveaux utilisateurs souhaitent utiliser le logiciel, preuve que les équipes se sont bien appropriées l’outil. Une souplesse facilitée par la solution Calenco qui permet de gérer les abonnements et les utilisateurs de manière autonome. De même, elle offre la possibilité, via le configurateur de feuilles de style, de créer sa propre feuille de style en direct, sans passer par les équipes de développeurs. Une conception qui donne une grande liberté au client.

Et demain ?

Pour le Réseau DEF, le nouvel enjeu porte sur la partie traduction. Passer sous Calenco pour intégrer cette dimension permettrait de conserver la main sur la totalité des contenus, notamment ceux édités par les distributeurs, de s’assurer de leur uniformité graphique et d’optimiser les coûts, la traduction étant un poste budgétaire conséquent pour le Réseau DEF. De nouveaux chantiers pourraient également voir le jour : les fiches environnementales et les rapport d'études d'analyse de cycle de vie produit pourraient également être rédigées via Calenco, avec un objectif affiché : poursuivre la quête d’efficacité.

« Les objectifs initialement fixés, à savoir éditer des documents précis, homogènes, fidèles aux contraintes de la charte graphique et de manière beaucoup plus efficace, ont été pleinement remplis ». conclut Brice Caron. « C’est tout simplement du bonheur d’utiliser cette solution au quotidien et aucun retour en arrière ne serait possible. »

« Accompagner notre client dans le changement structurel de son approche méthodologique de la rédaction technique est une grande satisfaction pour notre équipe » se félicite Camille Begnis, fondateur de NeoDoc. « Calenco, c’est un gain de temps et d’efficacité pour nos clients mais c’est aussi le plaisir de collaborer autrement. »

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