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Fiches techniques de matériel de communication

Contexte

  • Entreprise Leader : NeoDoc
  • Nom du client : Amphitech
  • Service commanditaire : Pôle commercial & marketing
  • Secteur d'activité : Industrie
  • Durée du projet : En cours depuis 2015
  • Utilisateurs concernés par la solution (utilisateur final) : Rédacteurs, commerciales
  • Besoins du client :

    • Réutilisation du contenu
    • Génération des fiches produits en masse
    • Automatisation des documents
  • Prestations proposées :

    • Logiciel Calenco pour la rédaction et Calenco translator pour la traduction
    • Accompagnement à la mise en œuvre et personnalisation de la solution

Diagnostic

La société Amphitech est amenée à créer et maintenir un grand nombre de documents dans le cadre de son activité de conception et fabrication de matériels de communication comme les portiers téléphoniques, les postes d'appels d'urgences, les télé-alarmes d'ascenseurs. Le volume actuellement géré représente de l'ordre de 600 fiches produits et 500 notices, réparties entre originaux en français et traductions en allemand, anglais, espagnol et portugais.

Méthodologie

  • Solution apportée :

    • Génération des fiches produit en masse
    • Utilisation du filtrage pour générer des documents à la demande
    • Migration préalable des fiches produits :

      • Migration complète des notices et fiches produit

        • PTC 550

          • Fiches produits : Création de 89 fichiers XML + Ajout des profils et contenus correspondants au contenu existant
          • Notices : Migration de la notice + Appliquer les profils de filtrage
          • PTU 80V5

            • Fiches produits : Migration de tout le contenu qui correspond à 9 produits
            • Appliquer les différents profils (25 références possibles au total) + Migration des 16 kits
          • Notices : (même principe que la gamme PTC 500)

            • Migration du contenu + Appliquer les profils (avec boutons ou défilement)
        • Génération des fichiers de mémoires de traduction

          • Notices PTC500

            • 1 notice filtrable DE
            • Fiches produits PTU80 : 4 EN + 1 DE
            • Notices PTU80 : 1 notice filtrable DE

    En outre, l'utilisation d'un outil de traduction intégré permet à Amphitech de reprendre le contrôle du processus de traduction :

    • La mémoire de traduction partagée permet à Amphitech de participer activement à la relecture des traductions
    • Un seul chef de projet pour la traduction
    • 5 linguistes qui utilisent la plateforme de traduction
  • Ressources mobilisées (nombre et fonction - en interne ou ressource client) :

    • Chez Amphitech : Le chef du Pôle commerciale & marketing pour la mise en œuvre, l'ensemble du service pour la formation sur l'outil et la production des fiches produits.
    • Chez NeoDoc : un chef de projet et un développeur pour la réalisation de la feuille de style et pour la migration des documents existants.
  • Groupes de travail/ateliers nécessaires : Analyse de la documentation, Formation logiciel Calenco et création des feuilles de style.
  • Outils utilisés :

    • Calenco
    • Calenco Translator
Manuel personnalisé

Bénéfices

  • Coûts (ROI) :

    • Automatiser la mise en page PDF, afin de ne plus perdre de temps sur la mise en forme manuelle ;
    • Optimiser et réduire le temps de rédaction en se concentrant sur le fond et non la forme, en proposant des modèles de mise en page automatiques ;
    • Faciliter la création de nouveaux documents par simple assemblage de modules pré-existants ;
    • Déclinaison de documents par filtrage logique des informations par produit, version, type de destinataire...
  • Délais :

    • Réduction de plus de 50% des temps de rédaction ;
    • Réutilisation de plus de 80% des contenus existants mis à jour.
  • Qualité :

    • Harmoniser la structure et la charte graphique de tous les documents quel qu'en soit le rédacteur ;
    • Assurer la conformité par la propagation d'une modification et la mise à jour de tous les documents concernés ;
    • Assurer un rendu constant de la charte graphique et des styles sur l'ensemble des documents produits.
  • Sécurité :

    • Fiabilité de l’information diffusée.
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