Comment EDF a transformé sa production de documents techniques pour gagner en productivité

Les problématiques de production documentaire technique chez EDF

Un volume documentaire important et une structure de données complexes

Le corpus documentaire d'EDF présentait un double challenge : d'une part un volume très important de données à traiter et d'autre part des données avec une structure très complexes, dans un contexte d'exigence réglementaire très stricte.

Moderniser et simplifier la chaine de production de documents techniques

EDF devait produire et maintenir à jour des documents volumineux et sensibles, impliquant de nombreux contributeurs avec une exigence de fiabilité absolue.

Le processus historique, basé sur des fichiers bureautiques et des suivis manuels, générait des lourdeurs opérationnelles, des risques d’erreurs et une grande difficulté à assurer la cohérence d’ensemble.

Rendre plus ergonomique et sécurisée la mise à jour de documents réglementaires

Les équipes EDF cherchaient un moyen plus simple et plus sûr de mettre à jour leurs documents techniques ou réglementaires.

Le volume de données à maintenir à jour étant important et soumis à de fortes exigences de qualité, le choix d'un logiciel ergonomique de gestion et d'automatisation du contenu était évident.

Fluidifier et automatiser la publication d'un volume important de documents

EDF avait besoin d’un outil intuitif pour publier ses documents, suivre les mises à jour et garantir une présentation homogène, sans multiplier les manipulations manuelles.

Les solutions apportées par Calenco

Centralisation de la totalité du corpus documentaire via une interface unique

Avec Calenco, tous les documents sont désormais rassemblés dans un espace de travail unique, ergonomique et sécurisé.

L'interface a été adaptée en fonction des besoins spécifiques de chaque service.

Chez EDF Le Corpus documentaire est désormais modularisé et centralisé avec un seul outil garantissant une fiabilité à tous les niveaux de la chaine de production de documents.

Traçabilité et automatisation de la production documentaire avec une fiabilité absolue

Calenco a permis de structurer la rédaction de documents et d’automatiser les opérations répétitives comme la mise en page, la gestion des versions ou la diffusion numérique tout en garantissant un niveau optimal de sécurité des données.

La gestion des versions est désormais automatique ce qui permet d'avoir une traçabilité précise des modifications effectuées.

La solution Calenco a apporté une chaine de production documentaire en phase avec les exigences attendues aujourd'hui dans le domaine de l'industrie : un environnement structuré, des contenus mutualisés et un processus de publication allégé, avec automatisation de tout processus qui pouvait l’être.

Simplification et fluidification de la publication de documents complexes grâce à un portail dédié

Un portail de publication a été conçu pour automatiser la génération des documents, gérer les évolutions et permettre un filtrage des contenus selon les besoins des utilisateurs.

L'exportation automatique et ergonomique en PDF + Web permet un gain de productivité conséquent.

Désormais la publication est plus rapide, la cohérence est améliorée et le contrôle sur les versions et la diffusion sont renforcés.

Les bénéfices obtenus chez EDF

Une production de documents techniques fluide et homogène, moins de tâches redondantes, des documents fiables et une mise à jour du contenu nettement simplifiée.

Des documents toujours à jour, une réduction drastique des erreurs et un gain de temps significatif pour les équipes techniques dans un environnement réglementaire stricte.

Une publication plus rapide, une meilleure cohérence et un contrôle renforcé sur les versions et la diffusion.

Une production de documents complexes accélérée avec une fiabilité absolue.