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À la poursuite du temps perdu

La société Car Protection Services, courtier indépendant fondé en 2009 par des experts de la distribution automobile, du financement et de l’assurance, a décidé de reconsidérer son approche de la création de documents contractuels et commerciaux, pour répondre à la problématique grandissante du temps nécessaire à leur réalisation. Une réflexion et une consultation qui ont conduit la direction de la communication à opter pour le logiciel SaaS Calenco, solution de rédaction structurée développée par l’éditeur français NeoDoc. Quelle solution pour automatiser la production des documents contractuels et commerciaux de Car Protection Services ? Comment garantir la fiabilité des contenus ? Quels bénéfices pour les équipes ?

Car Protection Service, une société indépendante qui mise sur une approche directe

En 2009, des experts de la distribution automobile, du financement et de l’assurance ont décidé de s'associer pour distribuer directement des produits d’assurance aux professionnels comme aux particuliers, sans aucun intermédiaire. Car Auto Protection était née. Courtier indépendant, l’entreprise compte aujourd’hui plus d’une trentaine de collaborateurs et intervient en France et sur plusieurs marchés à l’international.

Comment relever le défi de l’augmentation exponentielle du nombre de documents à produire ?

En quelques années, l’entreprise s’est fortement développée. Une croissance qui s’est traduite par l’augmentation de la charge de travail liée à la création des supports contractuels et commerciaux. Pour essayer de limiter cette activité particulièrement chronophage, Car Protection Services a décidé de rechercher des solutions logicielles permettant de créer de la documentation plus facilement et plus efficacement. C’est dans ce contexte que Car Protection Services a approché les équipes de Calenco. Une solution qui répondait à plusieurs critères définis par la direction de la communication : facilité d’utilisation, possibilité de réutilisation de contenus, mise à jour automatique des supports et garantie de l’homogénéité graphique.

Des besoins clairement identifiés

Car Protection Services, qui travaillait jusqu'alors sous Word, souhaitait rationaliser la production de trois types de documents commerciaux : les fiches produits, les contrats et les IPID (Insurance Product Information Document). Ce qui représentait un volume de documents d’environ 200 fiches produits, 200 notices, une vingtaine d'IPID, et cela sous une dizaine de modèles différents.

Une écoute attentive pour une réponse sur-mesure

C’est là qu’intervient Calenco. Cette solution a permis de créer un maximum de documents à partir de seulement quelques modèles grâce à la réutilisation de contenu. L’approche Calenco se base sur la dissociation du fond et de la forme. On pense avant tout contenu. La mise en forme intervient dans un second temps, avec la création de feuilles de style. L’équipe de Calenco a su comprendre les spécificités liées à l’activité de courtage en assurance, notamment grâce à la réutilisation de contenus, fonctionnalité qui permet un gain de temps considérable et assure la mise à jour et la validité des documents instantanément. La création de feuilles de style dédiées, pour un respect total de la charte graphique, la mise en place de variables, ont également été des éléments déterminants dans la réussite du projet.

Une mise en place simple et une priorité donnée à la formation

Les changements de méthode de travail peuvent parfois être difficiles à appréhender pour les équipes. Un effort particulier a été fait sur la partie formation, pour montrer, expliquer et éduquer, en amont de la mise en place de la solution Calenco. Au total, trois grandes sessions de formation ont été organisées : une première formation à distance, pour une présentation détaillée du logiciel, une seconde dans les locaux de NeoDoc quelques mois plus tard et enfin une dernière session a été dispensée dans les locaux de Car Protection Services afin de sensibiliser un maximum de personnes aux fonctionnalités du logiciel.

Le projet s’est déroulé sur une période de six mois. Lors de la première phase, les équipes de Car Protection Services ont transmis à Calenco, sous format Word, les exemples des supports qui devaient basculer sous Calenco : fiches produits, notices et IPID, pour démarrer la création des différentes feuilles de style. Ensuite, un binôme a suivi le développement technique et le déploiement du projet, avec pour objectif une mise en place opérationnelle rapide et simple.

Un gain de temps significatif, une précision garantie

Grâce aux différentes formations dispensées par les équipes de Calenco et à l’ergonomie de l’outil logiciel, la solution Calenco s’est révélée facile à utiliser. D’après Aurore Hennion, responsable communication de Car Protection Services, « la solution Calenco a tenu toutes ses promesses ». La réutilisation de contenus, la mise à jour automatique des données, la transmission des documents directement depuis Calenco sur le site internet, via le FTP, l'harmonisation de l'ensemble des documents, ont conduit à un gain de temps inestimable.

Un avantage considérable pour le service communication, que souligne Aurore Hennion : « Avant Calenco, chaque création et modification nécessitait de reprendre les supports un par un pour les modifier puis les mettre en ligne. Ces méthodes "artisanales" ne garantissaient pas l'harmonie des supports ni l'absence d'erreurs. » Un bénéfice non négligeable, d’autant plus pour les entreprises qui interviennent sur des questions contractuelles, où l’exactitude des documents et l'accès à des contenus constamment à jour est indispensable. Simple, rapide, essentiel, le logiciel Calenco s’est rapidement imposé comme un outil incontournable chez Car Protection Services. « L'essayer, c'est l'adopter » a résumé Aurore Hennion. « Aujourd'hui, Car Protection Services ne pourrait se passer de cet outil dont les fonctionnalités facilitent le travail du service communication au quotidien, garantit l'harmonie et la cohérence de nos supports qui sont utilisés tous les jours par nos commerciaux et clients. »

Répondre à un besoin clairement identifié par une solution sur-mesure, adaptable, modulable, c’est la force de la solution Calenco. Mais cette démarche va également de pair avec un véritable accompagnement au changement, pour guider et aiguiller les clients dans ce nouveau processus de production documentaire et dans la prise en main de cet outil. « Voir nos clients adopter notre solution et se l’approprier est une véritable satisfaction pour nos équipes. Nous croyons depuis toujours à la modularité, à l’inclusion, gage d’efficacité pour les rédacteurs et donc pour les entreprises » conclut Camille Begnis, directeur et fondateur de NeoDoc.

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