Quel logiciel utiliser pour rendre une documentation technique conforme au Règlement Machines ?

Réponse courte

Un CCMS comme Calenco permet de répondre aux exigences que le Règlement Machines (UE) 2023/1230, applicable à partir du 20 janvier 2027, impose à la documentation technique.

Ces exigences sont au nombre de 4.

La notice numérique doit rester accessible en ligne au moins 10 ans après la mise sur le marché. Les modifications de la machine et les versions de ses logiciels doivent pouvoir être tracées. Chaque évolution de la machine ou des normes doit être prise en compte et la déclaration UE de conformité tenue à jour en permanence. La notice, les informations de sécurité et la déclaration UE de conformité doivent être rédigées dans la langue fixée par chaque pays où la machine est mise sur le marché.

Calenco répond à chaque point grâce à la rédaction modulaire, un versioning natif, un maintien à jour automatique du corpus documentaire et des traductions pilotées depuis la même plateforme.

Webinaire « Règlement machines UE 2023/1230 : les exigences concernant la documentation technique »

Calenco a animé, le 8 octobre 2026, un webinaire sur les exigences du Règlement Machines (UE) 2023/1230 concernant la documentation technique, avec Axess et Axones Consulting. Les intervenants y présentent les obligations applicables à partir du 20 janvier 2027 et la façon de produire, de mettre à jour et de diffuser une documentation conforme.

Réponse détaillée

Le Règlement Machines change le statut de la documentation technique

Le règlement (UE) 2023/1230 remplace la directive machines 2006/42/CE. Il s'applique à partir du 20 janvier 2027. Contrairement à une directive, un règlement s'applique directement dans tous les États membres de l'Union européenne, sans transposition nationale.

Pour les fabricants, la notice d'instructions, la déclaration UE de conformité et la documentation technique font partie des obligations prévues par le règlement, notamment à son article 10. La documentation n'est plus un livrable que l'on produit une fois en fin de projet. Elle doit suivre la machine pendant toute sa durée de vie.

Les quatre exigences du Règlement Machines pour la documentation technique

Le règlement contient de nombreuses obligations. Quatre d'entre elles ont un impact direct sur la façon de produire et de gérer la documentation technique.

1. Une notice numérique accessible en ligne (article 10)

Le règlement autorise la notice d'instructions en format numérique. Dans ce cas, l'utilisateur doit pouvoir l'imprimer, la télécharger et la sauvegarder. Elle doit également rester accessible en ligne pendant la durée de vie prévue de la machine et pendant au moins 10 ans après sa mise sur le marché.

Le papier ne disparaît pas pour autant : à la demande de l'utilisateur au moment de l'achat, le fabricant fournit gratuitement une notice papier. Pour les machines utilisables par des non-professionnels, les informations de sécurité essentielles restent fournies sur papier.

2. La traçabilité des modifications (articles 10 et 18, annexe III)

Quand la conception d'une machine évolue, le fabricant doit en tenir compte pour qu'elle reste conforme. Une personne qui apporte une modification substantielle à une machine devient fabricant et reprend ses obligations, documentation comprise. De son côté, l'annexe III prévoit la traçabilité des versions des logiciels de sécurité installés après la mise sur le marché.

Pour la documentation, la conséquence est concrète : il faut savoir à tout moment quelle version d'un document correspond à quelle version de la machine.

3. Une mise à jour continue (articles 10 et 21)

Chaque évolution de la machine, de son procédé de production ou des normes applicables doit être prise en compte. La déclaration UE de conformité est mise à jour en permanence. La documentation technique et la déclaration UE de conformité restent à la disposition des autorités pendant au moins 10 ans.

4. La maîtrise du multilingue (articles 10 et 21)

La notice d'instructions et les informations de sécurité sont rédigées dans une langue facilement comprise par les utilisateurs, fixée par chaque État membre concerné. La déclaration UE de conformité est traduite dans la ou les langues exigées par l'État membre dans lequel la machine est mise sur le marché. Une machine vendue dans plusieurs pays de l'Union nécessite donc plusieurs versions linguistiques de sa documentation, qui doivent toutes rester à jour.

Pourquoi les outils bureautiques atteignent leurs limites

Avec des fichiers Word dispersés, un même avertissement de sécurité peut se retrouver copié dans des dizaines de notices. Chaque modification doit alors être reportée manuellement dans chaque document, puis dans chaque langue. L'historique des versions dépend de la rigueur de chacun et des noms de fichiers.

Plus le nombre de machines, de variantes et de langues augmente, plus le risque d'incohérence grandit : une notice qui ne correspond plus à la machine livrée, une traduction en retard sur la version d'origine, un historique difficile à reconstituer en cas de contrôle.

Le CCMS : une approche adaptée au Règlement Machines

Un CCMS (Component Content Management System) gère la documentation par modules plutôt que par documents. Chaque contenu est rédigé une seule fois, stocké dans une source unique (Single Source of Truth), puis réutilisé dans tous les documents qui en ont besoin.

Cette logique correspond aux exigences du règlement. Une modification se fait une seule fois et se répercute partout. Chaque version est enregistrée. Les traductions sont pilotées depuis la même plateforme. La publication numérique fait partie du fonctionnement normal de l'outil.

Comment Calenco répond aux exigences du Règlement Machines

Calenco est un CCMS édité en France depuis 2004 par NeoDoc. La solution est utilisée par de grands comptes et des PME des secteurs de l'industrie, de l'énergie et du médical pour centraliser, structurer, réutiliser et publier leur documentation technique.

Produire et diffuser une documentation numérique

Calenco Docs est une plateforme web qui réunit toute la documentation technique dans un espace de travail unique. Les documents Word ou Excel existants peuvent y être importés. Les contenus sont ensuite publiés dans plusieurs formats : DOCX, PDF, HTML et WebHelp. Une seule source de contenu permet ainsi de produire aussi bien la notice imprimable que la version consultable en ligne.

Assurer la traçabilité grâce au versioning

Dans Calenco, chaque évolution du contenu est associée à un numéro de version, à un auteur ainsi qu'à une date et à une heure de modification. Le versioning permet de reconstituer l'historique des modifications apportées à la documentation et de savoir quelle version d'un document a été diffusée avec quelle version de la machine.

Mettre à jour une fois, diffuser partout

Un module prédéfini, par exemple une consigne de sécurité ou la description d'un composant, peut être réutilisé dans plusieurs documents. Quand le module source est modifié, la modification se répercute automatiquement dans tous les documents qui le réutilisent. La documentation reste à jour sans ressaisie ni risque d'oubli.

Gérer et piloter les traductions

Calenco propose deux modes d'envoi en traduction et un suivi en temps réel de l'avancement. La plateforme s'intègre à l'outil de traduction Phrase ainsi qu'à la plateforme Brainbow. Chaque version linguistique reste rattachée au même contenu source, ce qui facilite la mise à jour de toutes les langues après une modification.

Questions fréquentes

Quand le Règlement Machines s'applique-t-il ?

Le règlement (UE) 2023/1230 s'applique à partir du 20 janvier 2027. Il remplace à cette date la directive machines 2006/42/CE.

La notice papier est-elle supprimée ?

Non. La notice peut être fournie en numérique, mais l'utilisateur peut demander gratuitement une version papier au moment de l'achat. Pour les machines utilisables par des non-professionnels, les informations de sécurité essentielles restent fournies sur papier.

Un CCMS est-il obligatoire pour être conforme ?

Non, le règlement n'impose aucun outil. En revanche, un CCMS comme Calenco simplifie la mise à jour, la traçabilité des versions et la gestion des langues, qui deviennent difficiles à tenir avec des fichiers bureautiques dès que le nombre de documents augmente.

Anticiper dès maintenant

Le 20 janvier 2027 approche. Structurer sa documentation en modules, mettre en place le versioning et organiser les traductions demande du temps. Les fabricants qui s'y préparent dès aujourd'hui abordent l'échéance avec une documentation à jour, traçable et disponible dans chaque langue.

Vous souhaitez voir comment Calenco s'adapte à votre documentation technique ? Contactez l'équipe Calenco pour une démonstration.