Calenco intègre des workflows de validation (circuits de relecture) directement dans le cycle documentaire, en mode collaboratif. Plusieurs intervenants, rédacteurs techniques, responsables de bureau d'études, responsables qualité, peuvent travailler sur un même document selon leurs compétences respectives : conception, rédaction, relecture, validation. Chaque étape du circuit est suivie, ce qui évite la dispersion des relectures et des validations entre services, problème fréquent dans les organisations qui gèrent leur documentation par e-mail ou fichiers partagés.
La plateforme assure la traçabilité des modifications et un versioning automatique : chaque version est conservée, et un module de comparaison de versions permet de visualiser les changements entre deux états d'un document lors de la relecture. Les rédacteurs et validateurs savent ainsi précisément ce qui a été modifié, par qui, et quand cela a été fait.
Ce fonctionnement garantit la cohérence et la conformité des documents sur l'ensemble du cycle documentaire, ce qui est essentiel pour les secteurs soumis à des exigences réglementaires comme l'industrie, l'énergie ou la santé. La conformité ISO et la traçabilité sont assurées de bout en bout.
Le Réseau DEF a ainsi structuré l'ensemble de ses processus d'écriture, de relecture, de traduction et de validation avec Calenco. EDF utilise la plateforme dans un contexte de sécurité et de fiabilité absolues, où chaque étape de validation doit être tracée.
